2020年11月30日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No172『相談対応力3:悩み事相談の対応スキル』

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『相談対応力3:悩み事相談の対応スキル』
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インタフェース五十嵐仁です。
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前回は『相談対応力2:相談を受ける5つのポイント(手順)』でした。

今回は「悩みごと相談」の対応について考えていきましょう。
ここでの「悩みごと相談」の内容は、仕事の知識・スキルや進め方以外の一人で悩んでいる相談ごと何でもです。

仕事や職場に関係すること以外で個人的なこと、自分自身に関することや将来のこと、家庭のこと、等もあるでしょう。
中には、仕事や職場とも関係するメンタルの問題もあります。

このような仕事以外の相談の相手は、誰でもいいわけではなく、相談する方としてはなかなか相談しづらい内容の場合もあります。

また、相談を受けた方も仕事の知識経験だけでは答えられないものも多く、対応に苦慮するものもあります。
とはいえ、そのような悩みごとの相談を受けた場合には、相談者が選んで頼ってきてくれたのですから、できるだけ応えることが必要でしょう。

悩みごと相談の対応の基本は、「カウンセリング」で学ぶ「積極的傾聴(傾聴の実践スキル)」です。
以下のブログご参照
http://interface-hrdod.seesaa.net/article/460454397.html

すぐにアドバイスや意見を述べるのではなく、相手の立場にたって、相手に共感しながら相手の気持ちや考え方を傾聴し、受容することです。

次に「効果的な質問」をすることです。
悩みごとの場合には、すぐに解決を進めるよりも相談してきた相手が自分自身の気持ちや考えを眺めなおしたり、深めたり、整理するための質問をします。

早急な結論を出すより、どうしたいかという方向性や解決の糸口を見つけることが第一です。


リファー(紹介)も必要

悩みごとの具体的な問題内容によっては、相談を受けた人自身の経験、知識情報で対応できない場合があります。

その場合には、その相談ごとについての適切な相談相手や専門家に相談するように勧めることも必要です。
このように他に相談する相手を紹介する又は他の人に相談を勧めることをカウンセリング用語では「リファー」といいます。

相談ごとの核心が、メンタルな相談であれば、専門の臨床カウンセラーや精神科の医師、法律問題であれば司法書士や弁護士等です。

自分以外の人を紹介するときには、最終的には相談してきた人本人が、紹介相手へ相談するかどうかを決めることになります。押し付けになってはいけません。

一方、具体的に知っている人を紹介する場合には、必要に応じて紹介する人へ事前の確認や状況、情報を伝えることもした方がいいでしょう。その場合には、相談者(相談してきた人)に了解を得ておくなどの対応も必要です。

最近は会社や各自治体でも、このような専門家による相談の体制を整えていることも多くなってきています。

管理者やリーダーはこのような各分野の専門家や相談ごとにふさわしい相談対応のできる人を紹介するためには、日頃から相談できる人のネットワークをつくっておくことも必要です。

専門的な相談相手のつながりがない場合、又は適切な相談相手が思い浮かばない場合には、自分よりも顔の広い人や経験のある人に「その相談ごとについての適切な相談相手を知らないか」という相談、つまり相談相手を紹介してもらう相談をしてみてはいかがでしょうか。


それでは、次回またお会いいたしましょう。


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2020年11月22日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No171『相談対応力2:相談を受ける5つのポイント(手順)』

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『相談対応力2:相談を受ける5つのポイント(手順)』
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前回は「相談対応力1」ということで、4つのレベルの相談へに対応の仕方を述べました。

今回は『相談対応力2:相談を受ける5つのポイント(手順)』です。

新入社員研修や仕事の基本研修での「報連相」における「相談」は、相談の仕方、活用についての内容が主です。

このメルマガの主な読者である職場のリーダー、上司(管理監督者)となると、今度は相談を受ける、相談に乗ることが多くなります。

つまり相談を受ける力〜相談対応力とも言えます、が重要となってきます。

その相談対応力の基本は、先に述べた相談をするときのコミュニケーションスキルと同様に「伝える力(説明力)」「傾聴力」そして「質問力」の3つとなります。

相談を受ける場合には、「伝える力(説明力)」は、「応答力」と言い換えられます。

これは相談の主役(提示者)である、相談をした人の要望・期待に応じて答える(アドバイスやヒントを与える、時にはただ傾聴することだけ、等)ことが必要だからです。


相談を受ける基本のポイント(手順)は以下の5つです。

1.【傾聴】相談をしてきた人の話を十分に傾聴する(途中で口を挟まず、否定・批判せず最後まで話を聴く)

2.【承認】相談事を確かにうけとめたよ、と言う気持ちを伝える。
「相談してくれてありがとう」、「よし、わかった一緒に考えよう!」

3.【質問】相談をしてきた相手の求めていること(問題と思っていること、相談してきた意図・目的)を明確にして共有するため、また相談してきた相手の意見や考えを訊く。
「で、何が一番の問題だと思っているの?」
「で、相談してどんな答えがほしいの?」
「で、自分としてはどうしたらいいと思っているの?」

4.【提案】指示命令ではなく、相手が決める選択肢としてのアドバイス・提案をする。
「例えば、○○をするっていうのはどう?」
「・・・こんなことはできそうかな?」

5.【確認】相談してきた相手の結論(何をするかの意思決定)を確認する。
「それで、どれを(なにを)するの?」
「で、それはいつから始めるの?」

相談の後は、その相談事が結局どうなったか、を相手に報告してもらったり、状況を観察したりしてフォローすることで、その相談が完了となります。

以上が相談対応の基本ですが、その相談内容によって適切な対応は異なります。

簡単な質問レベル(知らない、分からない)でしたら、すぐに答える(教える)ことでも構いません。
しかし、相手自身に考えてもらう、そのような機会にするためには、上記の5つのポイント(手順)を意識して対応してみてはいかがでしょうか。


それでは、次回またお会いいたしましょう。


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2020年11月16日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No170 『相談対応力1「4つのレベルの相談に応える」』

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『相談対応力1「4つのレベルの相談に応える」』
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前回までは「相談活用力」ということで、相談をする側の実践ポイントを述べました。

今回は、相談を受ける側の『相談対応力1:4つのレベルの相談に応える』です。


部下からの相談に応えることができるとは、どういうことでしょうか。

もちろん相手の求めていることや期待に応えた結果を出すことです。
そして、もう一つ相談を受ける上司・リーダーとしての意図・目的にも見合った結果を出すことでもあります。


職場での部下からの相談には、以下の4つのレベルがあります。

@知らないことを聞く相談:この相談は、新人や中途入社、異動してきた人などが、仕事でまだ知らない専門用語や、知識・技能についての質問の相談。

この相談に対しては、すぐに回答して、理解を確認して知ってもらう・分かってもらう

Aどうしましょうか相談:この相談は仕事の中でどうしたらいいのか分からない、又はうまくいなかい時にアドバイスを求める相談。

この相談に対しては、基本的には教える、助言することになります。
但し、同じことを何度も来るとか全く考えていない場合には、それだけでは十分ではなく、質問して考えさせることが必要になるかもしれません。

Bこうしましょうか相談:この相談は、こうしたらいいという自分の意見を持っていて、確認するため(先に承認してもらう)ための相談。
時には100%までの自信はないので、何らかのアドバイスを期待していることもあるでしょう。

この相談に対しては、質問して相談してきた人の意見をさらに深める、高める、その上でプラスαのアドバイスをすることになります。

Cもっとこうしたらいいのでは相談:この相談は、Bのこうしましょうか相談がもっと進んだ段階です。
Bの相談が本人自身の仕事についての範囲だとして、このCは仕事の範囲でもこれまでとは違う仕事の進め方の提案であり、さらには職場や部門の仕事についての問題提起や提言的な相談という内容になります。

この場合には、もはや一方向的なアドバイスではなく、双方向の対話や議論でお互いの考えを深めることでさらにより良い解決策や提案内容を一緒に創り上げるということになります。


このように一口で「相談」といっても相手の求めることや相談内容にもレベルがあります。
どんな相談でも、様々な相手からの相談に対して、ただアドバイスをする、自分の意見を述べるだけで済むわけではありません。

まずは、相談にきた人が何を求めているのか、を掴むことです。

次回は、その際の具体的な対応のスキルについて述べていきます。


それでは、次回またお会いいたしましょう。


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2020年11月09日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No169 『人の頭を使おう〜相談活用力2「相談するスキルと基本手順」』

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『人の頭を使おう〜相談活用力2
「相談するスキルと基本手順」』

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今回は、前回の相談活用力について、具体的に考えていきます。

相談活用力に必要なコミュニケーションの基本は、相談活用力に必要なコミュニケーションの基本は、相談事を相手に「伝える力」であり、相手の話を聴く「傾聴力」と理解確認する「質問力」の3つです。

以下に、相談する側の実践スキルと基本手順をまとめてみました。

〔相談前〕
(@)相談ごとの整理と明確化

相談ごと(困った?!どうしたらいい?!うまくいかない?!)発生、これは自分一人で考えないで相談しようと思った。
相談する内容を以下の3つの質問で整理する(自問自答)

➀何のために・求めているのは何か?(相談の目的・目標の明確化)

➁誰に相談したらいいのか?(今は誰に相談できるか?適切な相談相手は誰か?)

B今はどうなっているのか?何が分かっているのか?/何が分からないのか?/できていること(進んでいること)は何か?/できていないことは何か?/自分としてはどうしたらいいと思っているのか?(相談ごとの整理と明確化)


〔相談時〕
(A)相手の状況を確認
「今、お時間いいですか?」、「相談したいのですが、お時間いただけますか?」と了解を得る。

(B)相談ごとを一言で伝える「□□のことで分からないことがありまして…」、「○○の件で、困っているのですが…」「◇◇の事で相談したい事がありまして…」と相談事、相談案件を伝える。

(C)相談する相手に必要な情報を詳しく伝える(現状・起こったこと、自分の不明点や考え等)
「この点がうまくいかないのです」、「お客様が怒っていまして、なぜかと言いますと…」

(D)質問・確認する(相談相手の理解を確認したり、質問する・質問に答える)

(E)相談相手の話を傾聴する(相談相手からのアドバイスや意見を聴く、不明点は質問する)

(F)結論を述べ、感謝を伝える「分かりました。まずは、○○をしてみます」、「いいアドバイスを貰いました。早速から始めてみます」、「相談してよかったです。ありがとうございました」

リーダーとしては、既にこのように相談をしていることと思います。今度はメンバーがこのように相談できるように、対応しながら、必要であれば相談の仕方も教える(フィードバック、アドバイスする)のです。


それでは、次回またお会いいたしましょう。


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2020年11月02日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No168 『人の頭を使おう〜相談活用力1「相談の本質はシナジー」』

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今日のテーマ
『人の頭を使おう〜相談活用力1「相談の本質はシナジー」』

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今回からは、職場の相談について、考えていきます。

さて、「相談」は、『一人で困ったらアドバイスを貰うこと、及び自分一人ではなく二人以上で仕事についてより良い問題解決を図ること』とお伝えしました。


私が担当する報連相研修で、「相談」って何ですか?と聞くと、分からないことを上司・先輩に聞くこと、困ったら教えてもらうこと、などの答えが返ってきます。

先に述べた定義の前半「一人で困ったらアドバイスを貰うこと」です。

今回は、定義の後半「自分一人ではなく二人以上で仕事についてより良い問題解決を図ること」についての理解を深め、その職場での実践を考えていきます。

『相談の本質はシナジー』これも「真・報連相」の考え方からですが、この言葉が意味しているのが「二人以上でお互いの知恵や強みを出し合ってより良い問題解決を図ること」です。

※「真・報連相」については以下のサイトをご覧ください。
 『日本報連相センター』(←こちらをクリック) 


本題から少し話は変わりますが、私の最初の会社にいた9年間で、直属上司は15名に登りました(いかに異動の激しい会社だったかが分かりますね)。

その中で2回上司(その内2回目は、直属上司のさらに上の部長でしたが)になったMさんは、最初の事業部のトップ営業マンで、課長、部長になってもその担当する課や部はほとんど目標を達成していました。

そのM部長が口ぐせのように良く言っていた言葉は「できないことはない!」でした。
これだけ見ると根性論のようですが、その後には以下の言葉が続きました。

「実は、できない理由は3つある。1つ目は、今までのやり方ではできない、2つ目は、今すぐにはできない、3つ目は、自分一人ではできない、だ」。

「この3つに対して、1つ目に対しては、やり方を変えてできる方法を見つけること、2つ目に対しては、時間をかける又はタイミングを探して手を打つこと、3つ目に対しては、できる人から協力を得ればよい」。

「だから、できないことはない!」と言う論法です。

私はその言葉を聞いて、なるほど、と思いました。
が、その会社にいた時は、すべてを実践して「できないことはない」と言い切れるところまでには至りませんでした。

それにしても、物事を成し遂げるために非常に役立つ学んだ言葉です。


すでに、読者の皆さまはお気づきの様に、この3つ目の「できる人からの協力」、この具体的手段が「相談」なのです。

さて、「相談」と「報告」の違いは何でしょうか。

もうご存知の通り「相談」は、自分が困ったことや意見を訊きたいことを伝える、「報告」は自分の仕事の結果を相手(多くは上司)に伝えることです。

「報告」は、まったくしないとどうなりますか?ふつうは、叱られます。
あるいは、困ったやつだと思われます。

既述したように、「報告」「義務」(すべきこと)と言えるからです。
それに対して、「相談」は、全くしないからといって怒られることはあまりありません。

いちいち相談せずに仕事が進んでいれば、何も文句を言われることはありません。
つまり「相談」は自らが、するかしないか決めることなので、自発的コミュニケーションと言えます。


仕事について困った時、あるいは新しい状況や取り組みでどうしたらいいか分からない時、自分のアイデアや意見、提案したいことがあるがこれでうまくいくだろうかと思う時に「二人以上でお互いの知恵や強みを出し合ってより良い問題解決を図ること」、が「相談」の本質です。

相談する人が、相談に乗ってもらいメリットを得ることを「相談活用力」とします。

是非、今まで以上に積極的に相談して、「相談活用力」を高めていきましょう。

次回は、相談活用力の基本スキルを考えます。


それでは、次回またお会いいたしましょう。


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2020年10月26日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No167『共有化と合意のスキル2 〜共有化を深めるスキルと合意を作るスキル』

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今日のテーマ『共有化と合意のスキル2
〜共有化を深めるスキルと合意を作るスキル』

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さて前回に引き続き、今回のテーマは「共有化と合意のスキル2」

共有化に必要なのは、「傾聴・質問・確認」です。
それは対話のコミュニケーションを通してよく成し遂げられることができます。

議論においても、双方が一方的な主張で終わらず、相手が話しているときには、傾聴してよく理解し、質問してさらに納得をして、その上で意見をいうことです。意見を言ったら、今度は相手の理解を確認することです。
つまり質問をするのです。

さて、共有化を深めるスキルとは何のことはないここで述べた「傾聴、質問、確認」をすることです。
それをお互いができる(し合う)関係や状態、環境を作ることです。
これはまさにリーダーのなすべき仕事なのです。

リーダーは経験と知識、能力があるのだから、自分の正しい意見を主張して、納得させることだ!ではないのです。

リーダーは、自分の意見は自分でよく分かっているのだから、まだ分かっていない他者(メンバー)の意見に耳を傾けるのです。

その上で、理解し、納得したら、共有して、お互いの合意できる部分、できない部分を明確にして(共有化して)結論を導くのです。

以下に、会議やミーティングで『合意を作るスキル』の実践ポイントを挙げます。

@最初にすることは、目的を明確に示して、伝えて、相手の理解を確認すること

A意見は、必ずそう判断した理由・根拠、データを明確にして、共有化すること

B結論(合意事項)を出すときにh、どの立場に立って行うのかその共有化を図ること

C合意をとる際には、共有化した目的と立場から判断していることを確認すること

➄全面的な合意ができない場合には、部分的な合意をとり、そこから取り組みをスタートすること


以上を必ず「傾聴、質問、確認、ふり返り」のコミュニケーションスキルを活用して行うこと。
参考までに質問例を挙げておきます。

■会議・ミーティング)での「合意・共有化を促進するための質問リスト」

○問題についてどんな点が明確になりましたか?
○分かったことは何ですか?ハッキリしてきたことは何ですか?
○これまでのミーティング(話し合い)を通して、問題について見えてきたことは何ですか?
○それぞれの立場で一致している(共通の)ものは何ですか?
○他メンバーの意見(結論)についてどの点は同意できますか?
○問題の一番の本質は何だと思いますか? なぜそれが一番の本質だと思ったのですか?
○この結論(案)について何が分かったら同意できますか? 同意できることは何ですか?


最後に実際の職場で共有化を進め、深めるための極めて具体的な実践のヒントをお伝えします。

@メンバーがお互いの違いではなく共通点(共通の特徴、共通の状況、他なんでも)を探して、それを口に出して確かめ合うこと(今朝はいい天気だね!昨日はみんな残業で大変だったね!)

Aメンバーが共通認識して同じ行動をとること(例えば、朝元気で明るい声で「おはよう」と言う)

Bチームでの共通言語(その大切な意味を共有できている言葉)を作り、増やし、大いに使うこと。そしてその行為を承認、称賛すること

C常にOKメッセージ(承認、ほめる、ポジティブな言葉掛け)が飛び交う職場にすること

➄チーム全員で共通のルール、参画する場、活動を作り、全員の理解、納得、合意で促進すること。


是非職場で、仕事で実践してみて下さい。


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2020年10月19日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No166『共有化と合意のスキル1 〜理解・納得・合意・共有化の違いを考える』

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今日のテーマ『共有化と合意のスキル1
〜理解・納得・合意・共有化の違いを考える』

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前回は、職場での効果的な『連絡(情報共有化)の実践スキル』のテーマで、仕事の情報共有化が進み、共有化のレベルが深まる7つの実践のヒントをお伝えしました。

連絡は「仕事に必要な情報の共有化」、ということはすでに何度か述べてきました。

今回は、この「共有化」に近い言葉のいくつかをその意味を一緒に考えながら、それこそ職場での情報の共有化を深めるヒントを学んでいきます。

みなさん「共有化」の類語としては、どんな言葉が思い浮かびますか。「知る」「分かる」「理解する」「納得する」「合意する」、といったところでしょうか…。

「知る」は(見て、聞いて、読んで)知っているというようにその情報内容を知覚(認知)したというレベルです。

「分かる」、「理解する」は、「知る」よりも一歩進んだ感じがします。
分かると理解するはほぼ同じ意味の言葉とされます。

ということで、ここでは、「理解する」「納得する」「合意する」と「共有化(する)」とを並べて考えていきます。

「理解する」とは、伝えられたこと(見知ったこと、聞いたこと、読んだこと)の内容を論理的な判断基準やこれまでの経験知などから、その内容についての考え方の道筋や関係などが分かることと言えます。

因果関係や相関関係で、また論理的な帰結として、客観的にみてそうだろうと思えることです。
また、そのことについての目的や意味、理由や根拠も妥当だと分かるということも含みます。

「納得する」は、「分かった、理解した」の次に来るものと考えます。
「言っていることは理解したけれど、私は納得できない」とは言われますが、その逆は、ほとんど使われないからです。

理解するとの違いは、客観的に分かるではなく、自分事として腑に落ちる、自分としてもそう考えることが妥当であり、そう判断し、行動するかもしれないということです。

「合意する」は、これまでの理解し、納得した結果として最終的に自分も相手と同じ意見を採用する、同じ判断をするということになります。

さて、それでは「共有化(する)」とは、これまでの「理解する」「納得する」「合意する」とどう違うのでしょうか。

『共有化する』は、「その意味内容をお互いが同じ様に理解しているかどうか、何が違っているかを分かり合う」ということです。

つまり意見が違っていても、どうして違うのかその理由を共有することはできるということです。
双方が納得できていないことについても、なぜできていないかについて理由・背景を共有化することはできます。

傾聴は、共有化の入り口です。
もちろんこれは受信側の行為ですから、発信側で言えば相手が分かる様に伝えることです。
そして、質問することが共有化を深めます。

まだ自分が知らないこと、事実やデータ、根拠を聞くこと、相手の言っていることで理解できないことを質問して、その意味や判断や経緯を分かること。
そして、お互いの理解したことを確認すること。
これで共有化される部分が増えてきます。

次号以降では、さらに「共有化を深めるスキル」「合意を作るスキル」について考えていきます。

それでは、次回またお会いいたしましょう。


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2020年10月12日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No165『職場で仕事の情報共有化を図る 「連絡(情報共有化)の実践スキル」』

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今日のテーマ:『職場で仕事の情報共有化を図る
「連絡(情報共有化)の実践スキル」』

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前回あらためて連絡の意味を確認し、現状を振り返りました。

今回は、実際の職場での効果的な『連絡の実践スキル』、仕事の情報共有化が進み、共有化のレベルが深まる実践7つのヒントをお伝えします。

皆さんの職場で使われている連絡の情報ツール、手段、方法で具体的に考えながらリーダーとして率先垂範で、いいと思う事を行動に移してくださいね。

@どんな連絡に対しても必ず反応、返答、返信をできる範囲で素早く行うこと。
メールには可能な限りで素早く返信。返答内容作成に時間がかかる場合は受信しました(受け取りました)という拝受メールを送信。

A発信で終わらず、基本は本人に届いたか、視てくれたかを直接確認すること。
メール・FAXにはプラス電話、伝言メモも後で確認する。

B必要に応じて、口頭での連絡にプラス文書・メモの二刀流で共有すること。

C重要な連絡を貰ったら、その後で必ずOKメッセージを返す(感謝、役立ったよ、助かるよ、またお願いね)。

D悪い情報や気になったことほど、またお客様関連の情報(要望・クレーム)などは、早く伝えて共有化すること。

E朝の挨拶から始まって、今日の予定やどこにいて何をしているかを必ず周囲に伝えておくこと。

F必要に応じて速報(要約・要旨)と具体詳細報に分けて2段階で伝えること。

さあ、以上の中で少しでも意識したり、実践したりしていたことはいくつありましたか。
早速、やっていないことでいいなと思ったことを一つ選んで実行してみてください(スモールステップ)。
そして、継続して実践し習慣化していきましょう。


それでは、次回また。

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【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No164『発信は連絡ではない「連絡は共有化するスキル」』

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今日のテーマ
『発信は連絡ではない「連絡は共有化するスキル」』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。


前回までの3回は、「指示・報告」について述べてきました。
今回からは「連絡」について考えていきます。

既に「連絡」は、『仕事で必要な情報を必要な人に、必要なタイミングで伝えて共有化すること』(No160)と述べました。
一言で言うと仕事に必要な情報の共有化です。

この定義づけの一文から分かることは、その仕事について情報が、何で必要なのか(意味・目的)、誰に必要なのか(相手)、いつ必要なのか(タイミング)、どこまで・どの位必要なのか(情報内容の詳細、分量等)を考えて行うことが、必要だということです。

それを考えずにただ伝達するだけだと、必要でない情報になりかねません。
大事な意味が伝わらなかったり、必要でない人にまでメールを送ったり、既に終わった後に伝えたり等、が起こってしまいます。

この『必要な情報』がキーポイントで、さらにもう一つのキーポイントが『共有化』です。
この共有化を別の言葉で表現すると『発信≠連絡』(発信は連絡ではありません)です。

例えば、上司の課長に言われて、急いでFAXをしたB君の例です。

課長「例の件、東京支店のN支店長に連絡してくれた?」
B君「ハイ、連絡しました(…FAXしましたので)。」
課長「そうか、まだ何も言ってこないが(…急ぎなのに)。」

1時間後、
B君「課長、東京支店に電話しましたが、今日は、N支店長、遠方に1泊で出張中だそうです。」
課長「ばかも〜ん、なぜすぐ確認しなかったんだ。それならS次長に連絡だ!」

いかがでしょうか。

FAXで送った、は発信したと言えますが、連絡する相手のN支店長にそれが届いて、受け止めて貰ってはいませんでした(受信確認せず)。

連絡するとは、情報を共有化することですから、最低限相手が受信したのを確認して、連絡完了ということになるのです。

連絡したのに(メールしたのに、回覧したのに、朝礼で言ったのに)伝わっていなかった、というのは、連絡が『情報の共有化』、『発信≠連絡』と言う意味でしっかりと理解している立場からすると、そもそも連絡をしていなかった、ということになるのです。

伝えた、伝達という言葉も本来の意味では相手に届いたということも含んでいますが、やや一方的な感じがします。
自分は伝えた、で終わるのではなく、相手に伝わったということまでを確認して「連絡(=情報の共有化)」なのです。


連絡は共有化ということで言えば、仕事上で言うと「3つの通じる」(本メルマガNo1)の2つ目の『意味目的が通じている』と言うところまでは行きたいものです。

但し、この場合には、連絡した相手自身の関心度や理解度(力)までが関わってきます。
その点で、相手の注意や関心を引くことも、連絡に必要なことかもしれません。


今回のメルマガでの「連絡は必要な情報の共有化」(発信≠連絡)ということを学んで、皆さんご自身の「連絡」を振り返ってみて、いかがでしたでしょうか。

もちろん十分できている方もいるでしょう。
あらためて見直すとまだまだ不十分な点もある、と言いう方もいるでしょう。

そして、皆さん一人一人だけではなく、職場全体でのこの「連絡は必要な情報の共有化」(発信≠連絡)という考え方(の意味・目的)を共有化し、具体的行動として実践していきましょう。


それでは、次回また。

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2020年09月28日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No163『指示は職場の仕事の出発点その2 「効果的な指示のスキル」』

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今日のテーマ
『指示は職場の仕事の出発点その2
「効果的な指示のスキル」』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。

前回は、『指示は職場の仕事の出発点その1「効果的な指示の受け方」』のテーマで、指示を受ける部下(メンバー)の立場で、5つの指示の受け方の実践ポイントをお伝えしました。

さて、今回は指示する側の「効果的な指示のスキル」がテーマです。

まずは、指示もコミュニケーション、3つの視点から始めます。

1つ目は「指示の意図・目的」です。
指示の本来の目的は、以下の3つが考えられます。

➀職場で、メンバーに的確な業務遂行をしてもらうために(仕事の出発点)
A職場の使命、目的を考えて、より効果的・効率的な業務が行われるために
B職場のメンバーの成長を図る(育成の)ために


この指示の3つの目的の➀、Aの2つを果たすためには、この仕事を誰にやってもらうかの役割分担、能力レベルに合わせた適切な配分を考えることが必要です。

また、Bに関しては、職場での指導育成OJT(On the Job Training)は仕事の任せ方とも言われます。

2つ目は「指示を受ける相手視点」です。
ただ業務をやってもらうのと「相手視点」で相手の向上を考えた指示(任せ方)では大きく異なります。

上記の指示の目的を明確に考えた場合には、個別の仕事の出発点として指示をするだけでなく、以下のような指示の伝え方のバリエーションがあります。

(@)命令(これやって下さい):上司の権限で必ずやる様に伝える、受ける側は、強制力を感じる
(A)依頼(お願いします):やってもらいたいことを頼み事として伝える
(B)相談(考えてくれないか):一緒に考えてもらい、目的・目標を共有してやり方を任せる
(C)募集(つのる):誰か、この件やってくれる人いないかな、誰かできそうかな、と問いかける
(D)暗示(ほのめかす):これやっておいた方がいいと思うけれど、これって大事だよね、促す

さらに仕事の出発点としては、上記の相談から発展して、部下の意見・提案の採用が考えられます。
(E)承認・委任(認めて任す):本人発の意見、提案を採用・承認して、本人に実施を任せる

3つ目は「自己振り返りの視点」で、前に挙げた指示の例を踏まえながら、『効果的な指示のスキル』の実践ポイントを考えていきます。
@指示を出す前に、目的・相手の視点で、かつ内容を共有化するためによく考えているか
*思いつくまま仕事を投げる、振る等をしていないか?(目的思考と相手中心、自分本位は×です)

A任せる仕事そのものの目的や意義を伝えているか
*その仕事の目的・意味がよく分かる(通じる)と自分で考えることができる。

B目標(ゴール)と必要な場合には手段を具体的に(相手が分かるように)伝えているか
*必要な6W3Hを入れているか。
*手段(やり方)の指示をどこまでするかは、相手のレベル・状況に応じて行う。

C相手にとっての意味や本人にとってのメリットを伝えているか
*その人にやってもらう意味、理由や本人のメリットと期待(成長機会やチャレンジの機会)を伝えて、動機づけを図ること。

D指示後のフォローも考え、実行しているか
*指示内容を共有化(メモ、業務進行表の活用)し、報告や相談の仕方についても伝えておく。
*進行中の声かけで状況把握と報告や相談しやすい状況づくりを行っておく。
丸投げ、放任は×。部下の「報連相」と効果的に結びつける

さあ日頃のご自身の仕事の指示の仕方、仕事の任せ方と照らし合わせていかがでしょうか。

もちろん、すべての仕事の指示で上記の通りとは言いません、以上はあくまでもヒントです。

緊急時であれば、BとDがポイントでしょう、具体的な指示と結果報告を明確に伝えるのでいいわけです。
新人への仕事の任せ方であれば、➀〜D迄のフルコースで考えていただいくと大いに結構なことです。

一番問題が多いと思われる指示の仕方(仕事の任せ方)は、どんな目的、どんな相手、どんな状況でも、それらを考えずに全く同じやり方(自分の習慣的行動)でやっていることです。


それでは、次回また。

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