2020年03月31日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No126

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今日のテーマ:
『職場で最初にすることは何ですか?〜その1「挨拶」』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。


明日から令和2年4月、多くの会社での新年度スタート。
新入社員を採用した会社では入社式、または、入社し職場配属です。

今年はコロナ禍の影響で、新入社員が大人数の場合は、集合研修を中止したり、分散して開催したり、オンラインを活用して少人数で開催したり、また感染が集中している一部の地域では自宅待機、等と例年とは違った対応をされている会社もあるようです。

今回から『新入社員へ仕事の基本と上司・先輩の指導支援』
シリーズがスタートです。


私どもが新入社員の研修で、仕事の基本としている「仕事や職場での態度姿勢から仕事の進め方、考え方、組織でのコミュニケーションのスキル等」について、1ポイントずつ具体的にお伝えしていきます。

それと同時に、その「新入社員に伝える仕事の基本」は、上司・先輩にとっても大切な仕事のエッセンスでもあります。

指導育成をする上司・先輩がその内容を身につけて実践していなければ、どれだけ言葉で伝えても、実際の行動に移すようになる新入社員は少ないでしょう。
(上司・先輩を反面教師として捉えられる優秀な部下を除いて、ですが)


ということで、上司・先輩にあたる方々には、自己チェックもしながら、指導支援のポイントもお伝えして参ります。

もし、会社で新入社員は入社するが、自職場には配属されない場合には、ご自身の自己チェックと基本の再学習の機会ととらえてご活用下さい。


以下、新シリーズ第1回スタート(新人へのメッセージ)。
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今日のテーマは
『職場で最初にすることは何ですか?〜その1「挨拶」』

1ポイントは「挨拶は報連相のウォーミングアップ」


皆さん、「挨拶」は何のためにするのですか?
「挨拶」をしないとどうなりますか?


先日(3月27日)、今年度の初回の新入社員研修でも、この質問を投げかけました。


この質問に対して、
「挨拶はコミュニケーションをとるためです」
「しないと信頼な関係ができなくなります」・・・・

という、しっかりとした答えが返ってきました。
いいですね。

その上で、さらに意味を考えてみましょう。

新人研修ではなく、管理者やリーダクラスの研修では次のような回答が返ってきます。

・元気な挨拶をして自分も元気になる、職場も元気にするために(しないと元気がない)
・誰もがお互いに挨拶し合うことで明るい雰囲気ができる(しないと暗くなる)
・職場でコミュニケーションがとりやすくなる(しないと取りにくくなる)
・お互いに意識を向けて、関心を持つために(しないと無関心、無視となる)
・相手(メンバー)の様子やその日の調子をみることができる(みないと配慮できない)

どれも大切な「挨拶」の意味・目的です。
挨拶は、あなた一人だけの問題ではありませんね。


そして挨拶の実践ポイントは、
@相手を見て、明るく大きな(相手に届く)声で
A自分から先に
B続けましょう



朝の「おはようございます」、
社内の人への「いっていらっしゃい」「お帰りなさい」、
社外の人への「いらっしゃいませ」、
訪問先での「失礼します」、「ありがとうございました」、
退社時の「お先に失礼します」「お疲れ様でした」。

それぞれの場面で、上記Bを意識して、しっかりとしていますか?できていますか?

是非、意味・目的を意識した「挨拶」を、良い挨拶の3つの実践ポイントで習慣的行動にしていきましょう。


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【上司・先輩の皆さまへ】

今回は、改めて指導支援のポイントをお伝えする必要は、あまりありませんね。

この「挨拶」の意味・目的と3つの実践のポイントを職場管理者・リーダーの全員が意識して、行うことです。

特にと言われれば、『上司・先輩自身が3つの実践ポイントA「自分から先に」を意識して行うこと!』
部下から挨拶してこないから、挨拶しないという上司は極めて少ないとは思いますが、これだけは是非、実践してみて下さい。

万が一、これまでしていなければ、必ずや明るい職場になること間違いなしです。







【最後にお知らせ】
私(潟Cンタフェース代表 五十嵐仁)の著書
リーダー必須の職場コミュニケーション61のスキル」(セルバ出版)、一昨年4月に発売され、お陰様で昨年1月末に増刷、今年1月10日に第三刷となりました。全国大手書店、アマゾン他のネット書店で販売しております。

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posted by igajin at 00:00| Comment(0) | 教える、学ぶ、支援する | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年03月30日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No125

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今日のテーマ:
『相談を受ける力:相談対応力の5つのポイント(手順)』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。


前回のテーマは、
『相談をする時の3つのポイントと7つのスキル』でした。

今回は
『相談を受ける力:相談対応力の5つのポイント(手順)』


新入社員研修や仕事の基本研修での「報連相」における「相談」は、相談の仕方、活用についての内容が主です。

職場のリーダー、上司(管理監督者)となると、今度は相談を受ける、相談に乗ることが多くなります。

つまり相談を受ける力〜相談対応力とも言えます、が重要となってきます。


その相談対応力の基本は、前回の相談をするときのコミュニケーションスキルと同様に「伝える力(説明力)」と「傾聴力」そして「質問力」の3つとなります。

相談を受ける場合には、「伝える力(説明力)」は、
「応答力」と言い換えられます。

これは相談の主役(提示者)である、相談をした人の要望・期待に応じて答える(アドバイスやヒント、時にはただ傾聴することだけ、等)ことが必要だからです。


相談を受ける基本のポイント(手順)は以下の5つです。

1.【傾聴】相談をしてきた人の話を十分に傾聴する
(途中で口を挟まず、否定・批判せず最後まで話を聴く)。

2.【承認】相談事を確かにうけとめたよ、と言う気持ちを伝える
「相談してくれてありがとう」
「よし、わかった一緒に考えよう!」

3.【質問】相談をしてきた相手の求めていること(問題と思っていること、相談してきた意図・目的)を明確にして共有するため、また相談してきた相手の意見や考えを訊く。
「で、何が一番の問題だと思っているの?」
「で、相談してどんな答えがほしいの?」
「で、自分としてはどうしたらいいと思っているの?」

4.【提案】指示命令ではなく、相手が決める選択肢としてのアドバイス・提案をする。
「例えば、○○をするっていうのはどう?」
「・・・こんなことはできそうかな?」

5.【確認】相談してきた相手の結論(何をするかの意思決定)を確認する。
「それで、どれを(なにを)するの?」
「で、それはいつから始めるの?」

相談の後は、その相談事が結局どうなったか、を相手に報告してもらったり、状況を観察したりしてフォローすることで、その相談が完了となります。


以上は、その相談内容によって適切な対応は異なります。

簡単な質問レベル(知らない、分からない)でしたら、すぐに答える(教える)ことでも構いません。が、相手自身に考えてもらう、そのような機会にするためには、上記の5つのポイント(手順)を意識して対応してみてはいかがでしょうか。


さて、次回から(実は明日から)は、新入社員へ向けての仕事の基本を主にした内容で、リーダー・管理監督者である読者の皆さまには、自己チェックと指導育成ポイントをセットでお伝えします。






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2020年03月23日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No124

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今日のテーマ:
『相談をする時の3つのポイントと7つのスキル』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。

前回のテーマは、『相談をする前にする3つの質問(自問自答)』でした。

今回は『相談をする時の3つのポイントと7つのスキル』です。

相談をする時のコミュニケーションの取り方は、以下の3つがポイントです。

1.自分自身が相談する目的と成果を明確にしておくこと
(相談した結果何を得たいのか、何が分かればいいのか、
 何が進めばいいのか、等)

2.相談したいことの内容を整理して、相談する相手に分かり
 やすく伝えること


3.相談相手が、伝えてきたアドバイスや支援内容の理解を
 確認・把握すること


以上の3つのポイントに必要なコミュニケーションスキルが「伝える力(説明力)」と「傾聴力・質問力」です。

先に述べた「相談をする」時の3つのポイントを基にした、効果的に相談をする具体的な手順と実践スキルは以下のようになります。

〔相談前〕
(@)相談ごとの目的・相手の明確化と内容の整理
相談ごと(困った?! どうしたらいい?! うまくいかない?!)が発生、又は、これは自分一人で考えないで相談しようと思った。
 ↓
相談ごとの内容を以下の3つの質問で整理する(自問自答)*前回メルマガ内容
➀何のために・求めているのは何か?
 (相談の目的・目標の明確化)
➁誰に相談したらいいのか?
 (今は誰に相談できるか?適切な相談相手は誰か?)
Bどのように相談するのか?
 (相談の手段と共に相談内容の整理)

〔相談時〕
(A)相談相手の状況を確認
「今、お時間よろしいですか?」、「相談したいのですが、お時間いただけますか?」と声をかけて、了解を得る。

(B)相談ごとを一言で伝える
「□□のことで分からないことがありまして…」、「○○の件で、困っているのですが…」「◇◇の事で相談したい事がありまして…」と相談事、相談案件を伝える。

(C)相談する相手に必要なことを具体的に伝える(現状・起こったこと、自分の不明点や考え等)
「こうやってもうまくいかないのです」、「お客様が怒っていまして、なぜかそうなったかと言いますと…」

(D)質問・確認する(相談相手の理解を確認して、質問する・質問に答える)

(E)相談相手の話を傾聴する(相談相手からのアドバイスや意見を聴く、不明点は質問する)

(F)結論を述べ、感謝を伝える
「分かりました。まずは、○○をしてみます」、「いいアドバイスを貰いました。早速
□□から始めてみます」、「相談してよかったです。ありがとうございました」

以上です。

次回は、相談を受ける方の実践ポイントを述べていきます。





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2020年03月16日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No123

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今日のテーマ:
『相談をする前に必要な3つの質問(自問自答)』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。

前回のテーマは『「報告・連絡」を「相談」に活かす』でした。

今回は、相談をする前に必要な3つの質問(自問自答)です。

1つ目の質問は「(自分は)何のために相談する
 のだろうか?」【目的を明確にする】


No121(先々週)でお伝えしたように「どうしましょうか相談」の場合は、どうしたらいいか分からないのでアドバイスを貰う、教えてもらうこと、が目的。

「こうしましょうか相談」の場合には、自分の考え・やり方でいいのかどうか確認したり、後押ししてほしい、また他にいい考えがあれば教えてもらうこと、が目的と述べました。

これまで述べた目的も含めて、以下の目的が考えられます。
@)仕事で分からないこと(知識、情報等)を質問する相談 《情報を得る》
A)自分の仕事でどうしたらいいかが分からないことの相談 《アドバイスを得る》
B)そもそもまったくどうしたらいいか分からないので相談
《自分では未経験の新しい仕事で、経験者や専門家に取り組みの方向性をきく》
C)自分の考え(仕事の進め方等)を整理確認するために
《考えを明確にする》
D)自分の提案や解決策をさらに良いものにするために
《一緒に検討してよい結論を得る》
E)悩みや不安を人にきいてもらう
《ストレス解消、聴いてもらい気を晴らす》


2つ目の質問は
「誰に相談したらよいのか?」【相談相手を選ぶ】

前述の目的で相談するとして、誰に相談すると良いのでしょう。

それぞれの相談目的に対して、あなたは相談相手に誰を選びますか。6つ目的のどれであるかを明確に意識すれば、その目的によって自ら相談する相手が決まってきます。

知識、情報を得たいならそれを知っている人、助言を得たいなら適切にアドバイスをしてくれる人、問題を解決する能力や経験を持っている人、また自分の考えの整理するためなら、話しが分かってもすぐ評価や意見をしないで、質問して導いてくれる人、等です。

このように相談の目的から考えると、そのために適切な相談相手が必要です。
同じ会社や職場内でそのような相談のできる相手と相談できる関係になることが必要となります。

相談は、自分一人の頭を使うだけではなく、自分と違う経験、能力を持った人、違った見方をできる人、思考判断力の優れている人、等の他人の頭を活用する方法なのです。

そのような相談相手となる人的ネットワークは、いい仕事、大きな仕事を成し遂げるためには重要な要素の一つです。


3つ目の質問は「どのように相談したらいいのか?」
【相談の手段を考える】


職場での報連相の主な手段としては、対面、電話、メール、文書(報告書、メモ、手紙、等)があります。

場面・機会としては、ルーティン化された会議・ミーティング、日報・週報・月報などの定期的な報告書、後は、必要な時に時間を取ってもらう。

最近は、報告や連絡で、同じ職場内でもメールでのやり取りが増えてきているようです。

しかし、相談はどうでしょうか。相談の目的や内容にもよりますが、やはり直接面と向かって話し合うことが効果的だと思われます。

先に述べた相談相手によって、どのように相談するか、相談の時間をとってもらうか、相手の状況やタイミングを見計らう等、やり方を考えなければなりません。

相手や状況によっては、メールでのやり取りも考えらえます。
社内でも本社から営業拠点、又拠点同士、他部署で違う場所にいる先輩や元の上司などが相手の場合です。

相談は、基本は対面が中心となりますが、その前段での報告と付随した相談であれば、電話やメールで先に用件を伝えることもあります。

今回は、相談をする前の準備が中心となりましたので、次回は、それも含めて、実際の相談場面での効果的な方法、コミュニケーションの取り方について考えていきます。





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2020年03月09日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No122

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今日のテーマ:『「報告・連絡」を「相談」に活かす』
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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。

前回のテーマは、
『何のために相談するのか(相談の意図・目的)』でした。

前回の最後に「次回は、相談をするときの効果的な方法、コミュニケーションの取り方について考えていきます。」とお伝えしましたが、その前にNo119(2月16日号)『「どうしましょうか」相談から「こうしましょうか」相談へ』の最後に、次回は『相談と「報告・連絡」の関係を考えていきます。』と言いながら、その内容を飛ばしていたことに気づきました。

ということで、相談をするときの効果的な方法、コミュニケーションの取り方は次回以降に回して、今回のテーマは『「報告・連絡」を「相談」に活かす』です。


さて、職場でより良い相談ができるために大事なことがあります。それは日頃から「報告」「連絡」を徹底して行うことです。

あなたが相談を受ける相手(上司や先輩等)になって想像してみて下さい。

日頃、指示したことの報告がほとんどない、言われてからする、また仕事についての連絡もない、そんな部下が、自分が困ったときだけはいつも「相談」してくる、どう思いますか?

上司にとって「報告」「連絡」は部下の仕事の進行状況、結果、仕事ぶりを知るために必要なことです。

その上司にとって必要なことはしないでおいて、自分自身に必要なことだけをしてくる部下では、積極的に相談に乗る気が失せてしまいませんか。

また、日頃から「報告」「連絡」を徹底していると、状況がよく分かりますから「彼(彼女)にとっては、こんなところは難しいかな、困るんじゃないかな」と上司や先輩から見えてきます。

そうなると相談に行った時には、既に相談がくるだろうと待っていてくれたり、相談に行く前に、逆に「どうだ、○○の件その後、うまくいっているか?」と上司や先輩から声をかけてくれたりするかもしれません。

日頃からの「報告」「連絡」を徹底することで、上司との情報の共有化ができているとお互いの「相談」も円滑に進むのです。

上司側としては、日常部下からの積極的な「報告」「連絡」が来るように、働きかけておくことで、よりよい「相談」ができるのです。

つまり、日ごろのこまめな「報告」「連絡」の中から職場でいい仕事をするための「相談」が生まれてくると言っても過言ではありません。

もちろん、「報告」や「連絡」をした時も「相談」のチャンスであることは言うまでもありません。

上司、先輩の立場からは、「報告」「連絡」が終わったときに、「それで、何か困ったことはないか?」、「それで、何か考えたことはないのか?」という一言で、「相談」がしやすい環境を作ることもできます。

次回は、相談をするときの効果的な方法、コミュニケーションの取り方について考えていきます。





【最後にお知らせ】
私(潟Cンタフェース代表 五十嵐仁)の著書
リーダー必須の職場コミュニケーション61のスキル」(セルバ出版)、一昨年4月に発売され、お陰様で昨年1月末に増刷、今年1月10日に第三刷となりました。全国大手書店、アマゾン他のネット書店で販売しております。

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2020年03月02日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No121

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今日のテーマ:
『何のために相談するのか(相談の意図・目的)』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。

前回のテーマは、『相談した後にする2つのこと』でした。


さて、相談は何のためにするのですか?
今回は、相談の意図・目的を考えます。


「どうしましょうか相談」の場合には、どうしたらいいか分からないのでアドバイスを貰う、教えてもらうこと、が目的でしようか。
「こうしましょうか相談」の場合には、自分の考え・やり方でいいのかどうか確認したり、後押ししてほしい、また他にいい考えがあれば教えてもらうこと、が目的となるでしょうか。

「こうしましょうか(自分の意見がある)相談」の場合には、後から何言われないように、上司から事前に承認(確認)をとっておくという意図もあるかもしれませんね。

また、自分の意見に確信があっても、なくても「これだけ考えましたよ」とアピールするためという狙いもあるかもしれません。

他に、相談の目的・意図にはどんなものがあるでしょうか?

自分が任されている仕事について改善したい、とかもっとこうしたらいいと思う考えがある場合には、「相談なんですが。」と言いながら実際には『提案』することが目的ということもあるでしょう。

また、「○○さん(自分の後輩)の事で相談なのですが・・・、」といいながら、その○○さんが上司に言いたかったこと、また上司が気付いていない○○さんについて知ってほしいことを伝える、上司への「情報提供・状況理解」が目的ということもあります。

また、簡単なことを相談しながら、実は相談事そのものよりもそれを口実に、上司の考えや(方針や真意)を聞き出す、確認する、という意図もあります。

容易には通りそうもない提案(新しいやり方や改革的な意見)でも何とかして実現したい場合には、すぐ「提案なんですが・・・」といわないで、少しずつ小分けの相談をして、提案の「根回し」が本当の狙い、という相談もあります。

また、今直面している問題の相談だけではなく、先々の事について意見を聞いておくことが狙い、という相談もあります。

このように相談の意図・目的は、自分の今の仕事の相談から、先々の問題や職場、組織全体の問題の相談などをすることで、一人ではできない大きな仕事に取り組むこともできます。

その場合には、直属の上司・先輩はもとより、他部署の管理者や先輩・同僚など、また社外の信頼できる人など、相談相手も広くなるかもしれません。

次回は、相談をするときの効果的な方法、コミュニケーションの取り方について考えていきます。





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