2020年08月31日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No159

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今日のテーマ
『報連相で大事なことその2〜コミュニケーションの“3つの視点”』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。

今日のテーマは『報連相で大事なことその2〜コミュニケーションの“3つの視点”』です。

報連相に限らず、コミュニケーションで適切な手段をとるためには、実は「どのようにしたらいいのか?」と手段を考える前に、少なくとも3つの視点で(しかも同時並行で)考えることが、必要です。

研修でもお伝えしていますが、その3つの視点とは、下記の図の通り(下記をクリック)です。

『コミュニケーションの“3つの視点”』.docx


一つ目の視点は、何のためにコミュニケーションをとるのか『目的(意図)を明確にする』ことです。

例えば、仕事の指示をする時であれば、➀言った通りに間違いなく実行してもらうため、➁目的を伝えて具体的な進め方は自分で考えてもらう(任せる)ため、➂課題を提示して、解決目標やその具体策まで自ら考えてもらうために、等です。

この3つの目的それぞれによって、その仕事の指示の仕方(任せ方)は異なってきます。


二つ目の視点は、コミュニケーションを『相手中心』で考えることです。先に述べた仕事の指示(任せ方)の3つの目的のどれであれ、指示する相手(部下)によって、伝え方も考えなければなりません。
相手が新入社員とベテラン社員では、それぞれに適切な伝え方も違ってくるわけです。


三つ目の視点は、リーダーである自分自身の意識・態度・行動等について『客観的に自己をふり返る』ことです。


一つ目の視点の『目的を明確にした』コミュニケーションについては、皆さんはいかがでしょうか?
何のためにするのかを意識せずに習慣に従っていると目的(意図)が明確でない場合がよくあります。

例えば、毎朝の挨拶です。今朝あなたは、出社して職場に入った時に、誰に対してどのような挨拶をしたか覚えていますか?100%再現することができますか?多くの人はうろ覚えであり、おそらくこうしていただろう、という感じではないでしょうか。

つまり、目的をもった意図的な挨拶をしていないということです。単なる無意識的、習慣行動になっているのです。


二つ目の『相手中心』でコミュニケーションをとることについては、どうでしょうか?
相手が誰であろうと、いつもと同じやり方で指示したり、誰の相談に対しても同じ対応をしたりしてはいませんか。

誰が、どんな相談をしてきても「それは難しいね」という同じセリフしか言わない上司、あなたが部下ならどう感じますか?

それが上司としては、意図的な発言(自分で考えさせるため)であったとしても、その時の状況や部下の気持ち、反応を感じ取らず、それで終えてしまっては、本来の「自分で考えさせる」と言う意図どころか、単にやる気をなくさせることになっているかもしれません。

目的・意図を明確にしても、常に相手は皆違うので、その一人一人の相手の立場、考え方に立って考えて、最適なコミュニケーションを選択する事が必要なのです。


三つ目の『自己ふり返り』については、次のような時どうしているかを考えてみましょう。

指示した後に、相手が言ったとおりに行動せず、違ったことをしてしまった。
相談した後に何も言ってこない、報告もない。

このような時に、「困った部下だ」で片づけてしまっていませんか。
「自分自身の指示の仕方に何か問題はなかっただろうか?」「相談に乗ったが、本当に相手の希望に応じた相談ができていたのだろうか?」と考え直すことが必要なのです。

常に、明確な意図を持ってかつ、相手の思いや立場を把握して、適切で妥当な対応がきるという完璧なリーダーはいません。
だからこそ、いつでも自分自身をふり返ることが必要なのです。

自分自身を自己評価して、さらに何をどうしたらより良くなるのかを考えて、次に活かすことです。

ここでいうふり返りは、終わった後のタイミングだけではありません。これから面談やミーティング等を行う予定が決まっている場合にもふり返りは有効なのです。

こんなことは十分注意して話そう、聞こうという自分のやり方についての事前準備やシミュレーションになるからです。


ここまでリーダーの立場で、述べてきましたがメンバーや部下の立場で同じです。

自分が報告する目的は何か?
上司は何を求めている、期待しているのか?
自分の伝え方は十分だっただろうか?


3つの視点で考え、適切な報連相、コミュニケーションのできる人を目指しましょう。


それでは、次回また。

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2020年08月24日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No158

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今日のテーマ
『報連相で大事なことその1〜情報の共有化“3つの通じる”』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
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今回から、私の研修の3大テーマの一つ
『真・報連相(職場の情報共有化マネジメント)』
の基本項目をご紹介いたします。

今回のテーマは、『報連相で大事なことその1〜情報の共有化“3つの通じる”』です。


「報告・連絡・相談」はまとめて「報連相」と言われ、新入社員研修の必須事項のひとつであり、PDCAサイクルと並んで、組織や職場で仕事を円滑に進めるための大切な基本とされています。  

報連相は、組織や職場で仕事を円滑に進めるために大切なことです。

また、社内だけではなく、お客様や取引先との報連相も、うまくできていないと顧客満足度を低下させて、クレームを引き起こす要因ともなります。

誤った報連相で大きな事故を引き起こしたり、正直に報告しない不祥事の隠蔽などが明るみになったりして、会社を揺るがしかねない重大な事態になるケースもよく報道されています。

リスクマネジメントの観点からも組織の重要な機能といえます。

その一方で、職場の中で実際の報連相の意味・内容について明確になっていないために、理解がバラバラと言う状況もよく見られます。


報連相の本質は「組織(職場、チーム)で仕事に必要な情報の共有化が深まっていること」です。
研修でもお伝えしていますが、「コミュニケーション(情報共有化)の「3つの通じる」(下記をクリック)のことです。

情報の共有化❝3つの通じる❞.docx

単なる言葉のやりとりでは、真の「報連相」ができたとは言えません。


つまり、仕事に必要な情報の共有化「報連相」には、その職場の全メンバーが「言葉だけではなく、その意味まで共有していること」
さらに「実際に必要となる対応を導く思い・考え方までが通じ合えていること」で、初めて十分に機能すると言っても過言ではありません。

ただメール文章で伝えた、口頭で伝えたからで済ましてはいけません。
相手(上司・同僚・部下後輩)にその言葉の意味するところ、目的、理由・根拠までが明確に伝わって初めて、報連相が完了したと言えるのです。

一方的な伝達ではなく、必ず不明点は確認すること、また分かりにくいことは、十分に説明することです。

そのためには、質問することも大事です。
双方向の対話が成り立って、初めて共有化が進みます。

確認、質問、分かるまで話す、そして確認。
手間暇惜しまず“3つの通じる”ができているかを意識して、共有化を深めていきましょう。


それでは、次回また。

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2020年08月17日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No157

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7)「人は、どのように世界(環境)を見るか、自分自身をどうのように理解するか、そして何を目指すか(目的)によって人生が変わる。」
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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。

さて、先月からNo150でお伝えした、仕事をする『人』とその『行動』そして、『人の環境(世界)の見方、捉え方』について私自身が理解している7つの考え方について具体的に説明し、かついい仕事の進め方のヒントとしてお伝えしています。

今回は、その7つ目『人は、どのように世界(環境)を見るか、自分自身をどうのように理解するか、そして何を目指すか(目的)によって人生が変わる』

この7つめのテーマは、特に1)から4)のテーマと密接に関係しています。

1)『人の行動は、【人格】と【社会】そして【文化】の3つの出会いで決まる。』で述べたように、人はその人の性格(パーソナリティ)だけで行動が決まるのではなく、その人が属する集団内での関係性とその集団やそれを取り巻く社会の価値観にも大きく影響されます

しかも、同じ集団(例えば同じ職場)に属していても、その集団やそこでの関係性をどう捉えるかはその人の見方によって違うのです。

つまり、2)『人は、その人が見ている(感じ取っている)世界の中で生きている。』で述べたように、人それぞれが見ている(心理的)環境はみな違うのです。

そしてまた、3)『自分自身を見たことのある人はいない(人は自分を客観視できない)。』で述べたように、自己を客観視することは、かなり難しいことです。

つまり、人(他者)の事は、よく見る(掴む)ことはできるが、自分のその集団や関係性の影響力について他者がどのように見ているかを掴むのは簡単ではありません

4)『人は皆それぞれの目的を必ず持って、それによって日々生きている。』で述べたように、自己の目的を自覚する、しないは別として、皆目的は持っています。

その目的が現状維持か、現状打破かによって人生、仕事、人間関係も変わってきます。
また、自己の目的を自覚しているか、無自覚なのかでも違ってくるのです



そして、以上の「環境をどう見るか」「自己理解」「自己の目的」は、全て自分で変えること、創ることができるのです。


具体的な取り組み行動としては、以下に6つのヒントを挙げます。

そのための1つ目は、傾聴(承認、受容、共感も含めて)することです。

まず周囲の相手(他者)の話に耳を傾け、言っていることを承認して、
受容することです。

そして、質問をしてさらに話を傾聴し、共感的に受け止めることです。

そして、その中で自分について耳の痛い話こそ、しっかりと受け止めるのです。


2つ目は、自分のモノの見方やモノサシに拘り過ぎないことです。
自分の考えを絶対視して、押し付けてもなかなか人は動きません。


ではどうするか、3つ目は「共通認識」を創ることです。
共通認識する中身は、どんな職場にしたいのか、どんな仕事なのか、という職場や仕事の意味・目的を共通に認識し、共感し、合意する迄に持っていくことです。


4つ目は、職場や仕事での共通の目的を創ると並行して、職場のメンバー一人一人が自己の目的・目標を明確にして、自覚することです。

そしてそれが具体的で明確であればあるほど、その本人にとって関心をもって、またさらには魅力のあるものであれば、まちがいなく前進し、向上していくことができます。


5つ目は、以上の4つ目までの具体的な取組行動が効果的かどうかの振り返りをすることです。

少しでも前進しているのか、まったく進んでいないのか、又は後退しているのか、素直に見直すことです。

そして、もし効果的でない(うまくいっていない)のであれば、違うことをするという柔軟性を持って取り組むことです。


6つ目は、お互い同士関心を持って、相手に意識を向けて、配慮して関わり合いを続けることです。

もうお手上げ、無理だ!もういいや、無関心、が前進・向上、そして学びにおいて一番の敵と言ってもいいでしょう。

相手に関心を持ち続け、少しでも前進したことや良くなった点をみつけ、一つ目の承認、受容して、相手にフィードバックすることです。


さて、1つ目から6つ目迄のの具体的なヒントを述べましたが、必ずしもこの順番でやらなければならないというものでは全くありません。
というのは、人によっては既にできていることもあるからです。

何をするのか、どの順番でトライするのか、それこそご自身で、自分が何を目指しているのかという「目的を明確」にし、自分はどんなことができているのか(できていないのか)を「客観視」し、そしてまず「相手を理解」して、適切で効果的な方法を選んでください。

もしそれが整理できなくても大丈夫です。

出来る限り、これまでやっていない手から進めてみて、うまくいけば続け、上手くいかなければ違うことをすればいいのですから。


以上、『人は、どのように世界(環境)を見るか、自分自身をどうのように理解するか、そして何を目指すか(目的)によって人生が変わる』ことを理解した上で、6つのヒントのどれかが役に立つことだと思われたら、出来ることから、出来るときに実践してみてはいかがでしょうか。


今号は、No150で述べた7つの項目の7つ目について少し詳しくお伝えしました。
どう感じ、どう捉えるか、活かすか活かさないかも、あなた次第(人は皆違うのですから)。

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2020年08月11日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No156

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6)「学ぶ(勉強する)、仕事、職場(会社)の意味は、人によってそれぞれ皆違う。」
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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。


さて、先月からNo150でお伝えした、仕事をする『人』とその『行動』そして、『人の環境(世界)の見方、捉え方』について私自身が理解している7つの考え方について具体的に説明し、かついい仕事の進め方のヒントとしてお伝えしています。

今回は、その6つ目『学ぶ(勉強する)、仕事、職場(会社)の意味は、人によってそれぞれ皆違う。』〜学ぶ、仕事、職場(会社)の意味を共有化・共感しないと「いい学び、いい仕事、いい職場(会社)」はできない。

「なんで学ばないのか!なんでいい仕事ができないのか!なんでいい職場(会社)にならないのか!」と言っているだけでは、決して学ぶようになる、いい仕事ができるようになる、いい職場(会社)になる、ということは実現しない。

それは、なぜかと言うと、
「学ぶことの意味・目的」
「いい仕事とは何かの意味・目的」
「いい職場(会社)とは何かという意味・目的」は、人によって皆違うから
です。

自分にとって学ぶ(勉強し、向上しようとする)になる意味・目的が明確になれば、学び(勉強し)続ける可能性が高まります。

いい仕事をすることの意味・目的が明確になり、それが自分自身の充実感・やりがいと結びつけばいい仕事をしようとする気になります。

いい職場とは、どのような職場なのか、その意味・目的が明確になれば、そのような職場になりたい、しようと思い、行動し始めます。

最初の2つは、その人自身の思いがそうなるかどうかによります(そして、それを支援するあなたの共有化されればさらに良し)。

3つ目はその職場のメンバー全員に共有化されることで、大きく前進する。

行先とそこがどれだけいい所か、そのことを示し、場合によっては一緒に創り上げない限り、「やれやれ!」「どうしでやらないのか?」等の指示命令やかけ声、叱責的な問いかけは、全て無力。

キーワードは「意味・目的の共有化」、そして「お互いの思いを共感できること」

そのためにあなたは今、何をしていますか?


以上、『学ぶ(勉強)、仕事、職場(会社)の意味は、人によってそれぞれ皆違う。』ことを理解した上で、学ぶ、仕事、職場(会社)の意味を、職場のメンバー全員で共有化・共感することが役に立つことだと思われたら、出来ることから、出来るときに実践してみてはいかがでしょうか。


今号は、No150で述べた7つの項目の6つ目について少し詳しくお伝えしました。
どう感じ、どう捉えるか、活かすか活かさないかも、あなた次第(人は皆違うのですから)。


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2020年08月03日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No155

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5)「長く同じ時間を過ごし、経験を共にしても理解し合えるとは限らない。〜理解し合うには、お互いがお互いに『関心』を持ち合うことが必要」

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。


さて、先月からNo150でお伝えした、仕事をする『人』とその『行動』そして、『人の環境(世界)の見方、捉え方』について私自身が理解している7つの考え方について具体的に説明し、かついい仕事の進め方のヒントとしてお伝えしています。

今回は、その5つ目『長く同じ時間を過ごし、経験を共にしても理解し合えるとは限らない。』〜理解し合うには、お互いがお互いに『関心』を持ち合うことが必要。

お互いを理解することは、自分と相手は違うことを当たり前としたうえで、相手に『共感』し、違いを『受容』することでしか始まらない。



人がお互いを理解し合うために必要なことは、単に一緒にいる時間の長さだけではない、ということは、読者の皆さまも既に感じていることだと思います。

学校時代、学年が変わっても結構同じクラスで長くいた同級生でも、よく分からない人もいたでしょう。

同様で、同じ職場で結構長く一緒に仕事をしていても、よく理解し合っていない人もいるでしょう。


なぜ、長く同じ時間、同じ場所で過ごして(仕事して)いてもよく理解し合っていないのか?

それはお互いがお互いに『関心』を持っていないからです。

『関心』については、このメルマガのNo147『あなたは、今、何に“関心”を持っていますか?』でも、述べました。

そこでは、お互いの関心事に関心を持つ、ということを中心に話しましたが、今回は、その人自身に関心を持つことです。


そうはいっても、関心を持てない人もいます。
なかなか関心を持てないこともありますよね。
中には、仕事では最低限のことで済まして、あまり関わってほしくないという人もいます。

また、自分と考えや価値観がかなり違うとか、関わろうとしても反応が薄い人、消極的な姿勢の人、等の場合には、あまり関心を持てませんよね。

確かに、同じ職場だからと言って全ての人と親しくなり、深い付き合いをしなくてはいけないということはありません。

人の好き嫌いはどうしてもあるものですし、相性の良し悪しも確かにあります。


とはいえ、同じ職場でいい仕事をするためには(このメルマガは「いい仕事をするための学び」が一番の目的なのですから)、お互い同士がある程度以上に理解し合うことが必要でしょう。

お互いが理解し合うことを円滑、スムーズにいくコツが相手に『関心』を持つことなのです。


自分と意見が違うとか話がよく通じない相手の場合に、「おかしな奴だ」「困ったやつだ」と思って切り捨てるのではなく、「へーどうして、そういう様に考えるんだろう?」「そう思う事の意味とかメリットって何かあるんだろうか?」と関心を持つ、言い方を変えると相手に好奇心を持ってみるのです。

メルマガNo152『人は、その人が見ている(感じ取っている)世界の中で生きている』でお伝えしたように、人は「誰も同じ世界に生きていない」のですから、同じ職場で、同じような仕事に携わっていても、皆違って当たり前なのです。

その違いに関心を持つのです。

そして次に、意見の違う人と何が正しいかを議論するのではなく、もちろん説得するのでもなく、相手がそう思っている意見や考え方の中で、少しでも「共感」できる点を探し、それがなかったとしても一旦は「受容」してみるのです。


お互いを理解し合うということは、お互いの意見や考え方が同じになることではありません。

お互いの意見が違うのは、それぞれの意味や理由、根拠があるわけです。
基になっている経験が違うからかもしれません。

そのお互いの意見(結論)に至った、理由や根拠を少しでも共有することが、お互いの理解し合うことなのです。

そのためには、否定、批判や主張、議論ではなく、まず、相手に「関心」を持って、相手の言っていることを「共感」し、「受容」することです。

それをするためには、やはり「傾聴する」ことが重要です。
そして「質問をする」ことです。

意見が違ったら、まず『受容して』、その理由、根拠を『傾聴する』 ことです、そしてさらに、『質問する』のです。
その中でされに『共感』できることも見えてきます。


「へー、そう思ったんだ!」〔受容〕する
「どうしてそう考えたの?」〔質問〕して、その答えを〔傾聴〕する
「そう考えた理由(や根拠)は?」さらに〔質問〕する
「なるほど、それに基づいて考えるとそうなるかもしれないね」(共感)する



そうして、以上のように『関心』をもって『受容』、『共感』して『傾聴』するあなたに、さらに関心を持って『質問』してくれるあなたに、自分の言いたいことを言いつくした相手は、今度はあなたの言うことに『関心』をもって、耳を傾けてくれる可能性が、高くなるのです。

なぜかと言うと、自分の言いたいことに関心を持って、十二分に聴いてくれる人が目の前にいたら、あなたもそうなることは容易に理解できるでしょう。

そして、その反対に自分の言いたいことを、端から否定し、批判し、聴く耳を持たない人の話は聞くににならない、ということからも容易に理解できることでしょう。


以上、ご自身として、相手に『関心』を持ち、自分と相手は違うことを当たり前としたうえで、相手に『共感』し、違いを『受容』することが役に立つことだと思われたら、出来ることから、出来るときに実践してみてはいかがでしょうか。


今号は、No150で述べた7つの項目の5つ目について少し詳しくお伝えしました。
どう感じ、どう捉えるか、活かすか活かさないかも、あなた次第(人は皆違うのですから)。


ご質問、ご意見、ご感想はいつでもどうぞ!

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