2020年09月28日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No163

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今日のテーマ
『指示は職場の仕事の出発点その2
「効果的な指示のスキル」』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。

前回は、『指示は職場の仕事の出発点その1「効果的な指示の受け方」』のテーマで、指示を受ける部下(メンバー)の立場で、5つの指示の受け方の実践ポイントをお伝えしました。

さて、今回は指示する側の「効果的な指示のスキル」がテーマです。

まずは、指示もコミュニケーション、3つの視点から始めます。

1つ目は「指示の意図・目的」です。
指示の本来の目的は、以下の3つが考えられます。

➀職場で、メンバーに的確な業務遂行をしてもらうために(仕事の出発点)
A職場の使命、目的を考えて、より効果的・効率的な業務が行われるために
B職場のメンバーの成長を図る(育成の)ために


この指示の3つの目的の➀、Aの2つを果たすためには、この仕事を誰にやってもらうかの役割分担、能力レベルに合わせた適切な配分を考えることが必要です。

また、Bに関しては、職場での指導育成OJT(On the Job Training)は仕事の任せ方とも言われます。

2つ目は「指示を受ける相手視点」です。
ただ業務をやってもらうのと「相手視点」で相手の向上を考えた指示(任せ方)では大きく異なります。

上記の指示の目的を明確に考えた場合には、個別の仕事の出発点として指示をするだけでなく、以下のような指示の伝え方のバリエーションがあります。

(@)命令(これやって下さい):上司の権限で必ずやる様に伝える、受ける側は、強制力を感じる
(A)依頼(お願いします):やってもらいたいことを頼み事として伝える
(B)相談(考えてくれないか):一緒に考えてもらい、目的・目標を共有してやり方を任せる
(C)募集(つのる):誰か、この件やってくれる人いないかな、誰かできそうかな、と問いかける
(D)暗示(ほのめかす):これやっておいた方がいいと思うけれど、これって大事だよね、促す

さらに仕事の出発点としては、上記の相談から発展して、部下の意見・提案の採用が考えられます。
(E)承認・委任(認めて任す):本人発の意見、提案を採用・承認して、本人に実施を任せる

3つ目は「自己振り返りの視点」で、前に挙げた指示の例を踏まえながら、『効果的な指示のスキル』の実践ポイントを考えていきます。
@指示を出す前に、目的・相手の視点で、かつ内容を共有化するためによく考えているか
*思いつくまま仕事を投げる、振る等をしていないか?(目的思考と相手中心、自分本位は×です)

A任せる仕事そのものの目的や意義を伝えているか
*その仕事の目的・意味がよく分かる(通じる)と自分で考えることができる。

B目標(ゴール)と必要な場合には手段を具体的に(相手が分かるように)伝えているか
*必要な6W3Hを入れているか。
*手段(やり方)の指示をどこまでするかは、相手のレベル・状況に応じて行う。

C相手にとっての意味や本人にとってのメリットを伝えているか
*その人にやってもらう意味、理由や本人のメリットと期待(成長機会やチャレンジの機会)を伝えて、動機づけを図ること。

D指示後のフォローも考え、実行しているか
*指示内容を共有化(メモ、業務進行表の活用)し、報告や相談の仕方についても伝えておく。
*進行中の声かけで状況把握と報告や相談しやすい状況づくりを行っておく。
丸投げ、放任は×。部下の「報連相」と効果的に結びつける

さあ日頃のご自身の仕事の指示の仕方、仕事の任せ方と照らし合わせていかがでしょうか。

もちろん、すべての仕事の指示で上記の通りとは言いません、以上はあくまでもヒントです。

緊急時であれば、BとDがポイントでしょう、具体的な指示と結果報告を明確に伝えるのでいいわけです。
新人への仕事の任せ方であれば、➀〜D迄のフルコースで考えていただいくと大いに結構なことです。

一番問題が多いと思われる指示の仕方(仕事の任せ方)は、どんな目的、どんな相手、どんな状況でも、それらを考えずに全く同じやり方(自分の習慣的行動)でやっていることです。


それでは、次回また。

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2020年09月23日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No162

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今日のテーマ
『指示は職場の仕事の出発点その1
「効果的な指示の受け方」』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
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前回は、『あなたは報告される人ですか?「報告を受けるスキル」』のテーマで、報告を受ける上司(リーダー)、その反面の報告をする部下(メンバー)双方に報告の意味をお伝えしました。
完了報告、中間報告、事前報告の3つがありました。

さあ、今回は、報告の前にさかのぼり、「効果的な指示の受け方」です。

指示(依頼も含め)は、『仕事の出発点』です。

ここで十分に意図や具体的に実施する内容が伝わらないといい仕事とはなりません。

指示を受ける側が「指示(依頼)」を出す人の意図(目的・ねらい)を共有することが必要です。

その上で、常に「指示(依頼)」の目的と手段(具体的に実施する内容と方法)と照し合せて確認して、実行することが求められます。

以上の3つの点を踏まえて、「効果的な指示の受け方」の5つの実践ポイントをお伝えします。

@指示・依頼を受ける際は、メモを取る
*「指示・依頼」は仕事の出発点。まず指示・依頼内容を的確に把握することです。
*仕事が重なるとついウッカリ忘れたりすることもあります。必ず、6W3H(※)の必要項目をメモしておきましょう。

A疑問点や不明な点は、理解できるまで質問すること
*ただ、言葉をメモするだけではなく、実際に行動することを考えて質問しましょう。

B5W3H(※)を活用して、要点を復唱・確認すること
*念には念を入れて、確認しておきましょう。

C直属の上司以外からの指示(飛び越し指示やななめ指示)があった場合には、直属上司へ即報告すること
*組織で指示・命令の一元化(ライン)は業務遂行の原則です。

D指示・命令の遂行中に不明な点や疑問が出てきたら、直ちに確認すること
*指示・命令を受けた段階で分かっていても、実施段階で不明点・疑問点などが出たら、「たぶん、こう考えているだろう」の勝手に判断しないで直ちに確認をする。


さあ、報告の前に大切な「指示(依頼)の受け方」のポイントを理解、習得、実践して、いい仕事のスタートを切りましょう。

上司(リーダー)の方には、目の前の部下(メンバー)が、伝えた指示・依頼をしっかりと受け止めたかどうか、上記の5つのポイントを部下(メンバー)が実践しているかどうかがチェック項目となります。

その上司(リーダー)の方の「効果的な指示・依頼のスキル」が、次回のテーマです。

(※B)5W3H:Why(なぜ、何のために:目的・理由)、What(何を:課題・目標)、When(いつ:時間、時期)、Who(誰が、誰に:主体者・対象者)、Where(どこで:場所)、
How(どのように:手段、方法)、How much(いくら:価格、予算)、How many(どのくらい:数量、規模)



それでは、次回また。

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2020年09月14日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No161

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今日のテーマ
『あなたは報告される人ですか?「報告を受けるスキル」』

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今日のテーマは
『あなたは報告される人ですか?「報告を受けるスキル」』

上司、リーダーであるあなたは、
「メンバーから、報告をよくされる人ですか?」
上司、リーダーではない方へは、
「あなたは上司に、報告をよくする人ですか?」


さあ、あなたの回答はいかがでしょうか。

もし、あまりされない(しない)と言う回答が出た場合には、どうしてなのか、そのままで良いのですか・・・とお聞きしたいですね。

報連相もコミュニケーションですから、双方向の情報共有化のやりとりです。

実は報告の前に何らかの指示(又は依頼)があるのです。
その返しが報告です。

そうなると指示の段階で、報告することについて触れておくことで、報告される可能性が高まります。

例えば、「では、この件は○○までに終えるようお願いします。終わり次第報告してくださいね。」、「この件、来週中に終えて、私に報告してくれる。」等です。


前回のメルマガで、報告は、『指示依頼されたことについて、完了したらその指示依頼元に結果を伝えること、及び担当業務について管理責任者である上司に状況を伝えること』と述べました。

さらに報告についての説明をプラスすると、指示(依頼)された仕事は、それを実施をしたことで完了ではなくて、指示(依頼)元に報告して初めて完了と言えるのです。

つまり、報告はしてもしなくても良いものではなく「義務」(すべきこと)なのです。

この意味を教えて、理解・納得を得ることができれば、報告されることが増えます。

部下が指示されたことを完了したら直ちに報告することで、上司は部下の仕事の結果や進捗状況、仕事ぶりが把握できるのです。

また、常に上司が部下の仕事状況を把握することで、次の手や部下の指導育成や改善事項、課題を把握できるのです。

ここまで読んだ上司、リーダーではない方は、必ず報告をすることの重要性は理解できましたね。

また、どのように報告をしたらいいか分からない方は、指示を受けた段階で、いつどのように報告をすればいいのか、確認しておくことが必要だとわかりましたね。


さらに言えば、報告は完了報告だけではありません。

中間報告という言葉があります。
終了後だけではなく、中間(途中)でも報告をした方がいい、又はすべき場合があります。

どんな場合でしょうか?指示する側、報告する側両方の視点で考えて見ましょう。

➀長い期間を要する仕事の場合(上部組織や上の上司の方針や指示に変更があった場合、上司が指示を変更することに気づいていない場合等に必要)

A途中で状況が変わった場合(外部環境の変化(取引先や顧客の要望、実施条件の変化、実施する側に別な緊急の仕事が発生した等)

B終了の目途がついた時に(次の仕事の指示を受けたり、準備ができたりする)

もう一つ「事前報告」があります。この言葉はあまり聞いたことがないかもしれませんね。

例えば、複数の仕事を頼まれて一度にスタートできない場合で、最初の仕事がすべて終わる前に、2番目の仕事に取り掛かる時に、「例のご依頼の2つ目の件、これから取り組みます。何か確認がありますか?」ということで、依頼された時点から何らかの変更がないかを確認できます。

他には依頼事項に取り組むにあたって計画を立てる(準備をする)必要がある時に、計画(準備)ができた時に、その報告と開始を伝えること等です。

さあ、もっと報告される上司(リーダー)、報告する部下(メンバー)になりましょう。


それでは、次回また。

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2020年09月07日

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今日のテーマ『「報告」「連絡」「相談」とは何か?』
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今日のテーマは『「報告」「連絡」「相談」とは何か?』

私どもの「報連相研修」や「報連相」の項目があった研修を受けた方には復習として、初めての方には、現在考えている「報告・連絡・相談」の意味・目的を照らし合わせてお読みください。

ある職場での出来事です。

Aさんは、上司から、突然「何で○○の件、すぐ報告をしなかったんだ!」、「もっと早く言ってくれないと困る、遅いと思わないか?」と言われました。

Aさんは(心の中で)、「いつも報告しなくても文句言わなかったのに」、「すぐ報告しても聞いてくれない時のあるのに、何で今回に限ってそんなことを言うのだろう?」と思いました。

職場で、報連相についてこんなすれ違いはありませんか。
そうしょっちゅうということでなくても、ありそうな話ですよね。

いつも、それほど口うるさく「報告」と言わない上司が言うからには、上司にとっては重要だったり、急ぎの用件だったりしたのでしょう。


私が実施している「報連相研修」では、「『報告・連絡・相談』って何ですか?社会人になったばかりの新人に分かりやすく一言で説明するとしたら、どう伝えますか?」と研修参加者の皆さんに質問します。
(ここで、あなたの答えを出してから、読み進めましょう)

様々な答えが返ってきます。

例えば、「報告」は、過去のこと、起こったことを伝える、上司に伝えること。
「連絡」はこれから先のことを伝える、又は途中経過を伝える、皆に伝えること。
「相談」は分からないことを聞くこと等々です。

大きく間違ってはいないのかもしれませんが、少々曖昧な感じがしませんか。
特に「報告」と「連絡」の違いが明確ではないように感じます。

私が社会人一年生の時、最初の仕事は企業研修の営業マンでした。

その頃に戻ってみると「報告」とは、週1回週末の営業ミーティングで、その週に訪問した会社が何社であったか、それがどこの会社であるか、そして各社への営業進捗状況を上司や課のメンバーに伝えることでした。

営業ヨミ表と言うフォーマットがあって、そこにA〜Dランクまで(A〜Cまでは営業で受注見込み先、Dは訪問しただけ、他にアタック先の会社、等)の企業名をそのランク順に記入して報告していました。

もちろん、週末のミーティングだけではなく、毎日の営業先からの帰社後にも上司や先輩に個別でその日の営業で進んだことや課題を報告し、相談していました。

「相談」は、営業して自分一人ではうまくいかないことを報告と共に相談していました。

最初のころの主な相談は、新規訪問の電話でのアポイントがなかなか取れないこと、営業訪問してもなかなか検討してもらえない(商談にならない)のでどうしたらよいか、少し話が進んだら企画書の書き方等であったと思います。

毎朝の朝礼でも、部全体と課の短時間にミーティングがあり、前日の報告と共に、連絡事項が伝えられました。

営業1年目の私にとって、
「報告」は、営業ミーティングや営業訪問の帰社後に、営業結果と経過を伝えること、
「連絡」は、その他仕事に必要な事項を朝礼で伝える(聞く)こと、・・・でした。

職場の「報連相」で大事なことは、上司・部下・メンバー間で、報連相の仕組みやルール、意味や意義が共通に認識されていることです。

自分たちの職場の仕事での「報告」「連絡」「相談」は何のために、何をどのようにすることなのか、皆が共有していることが肝心なのです。


私の「報連相研修」の中では、報連相については次のように説明しています。

○「報告」は、『指示依頼されたことについて、完了したらその指示依頼元に結果を伝えること、及び担当業務について管理責任者である上司に状況を伝えること』

○「連絡」は、『仕事で必要な情報を必要な人に、必要なタイミングで伝えて共有化すること』

○「相談」は、『一人で困ったらアドバイスを貰うこと、及び自分一人ではなく二人以上で仕事についてより良い問題解決を図ること』

(報連相研修を受けた事のあるみなさんは、もう覚えていらっしゃいますよね)


研修参加者の多くは、言葉の説明としては理解・納得されて帰られます。

が、大切なのは、その理解した意味を研修後、職場に戻ってからメンバーに伝えて共有化し、かつ実践活用して、実際の報連相が前より良くなるかどうかなのです。

「報連相研修」を受けた方は、この意味を自分一人の理解で終わらせることなく、職場で共有化することが、実践のスタートなのです。

職場での実践でも、具体的なレベルでこの「報告・連絡・相談」の意味を基にルール・仕組み化して実践していきましょう。


それでは、次回また。

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