2021年12月27日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No235:「整理整頓、準備、予定、計画」

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『整理整頓、準備、予定、計画』
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前回では、これまでの対面集合研修から画面越し「オンライン」研修になって、綿密な事前準備が、これまでの以上に必要になったということから、『仕事の準備』をテーマにしました。

同時に、12月に入ってから来年1月と3月の2回セットの研修依頼やこの春からの人事制度構築ワークショップの最終回を1月に実施、さらにオンラインレクチャーで本州の企業への「真・報連相」等、の1月の研修準備にも入りました。

それでも少し余裕が出てきたので、パソコンデータの整理も進めています。

そこで浮かんできたのは「整理・整頓」、そして前回の(仕事の)「準備」そして「計画」、また「予定」という言葉も出てきました。

年の終わりで、年明けからは年度末(第4四半期)にも入ります。
「整理・整頓」、「準備」、「予定」、「計画」等に入る時期でもあります。

まずは、言葉の意味の整理から〜「整理整頓、準備、予定、計画」とは

5Sという言葉はご存知な方が多いと思います。
「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の頭文字で5つのSのことです。
製造業や現場仕事の場合には、必須の仕事の基本の一つです。

一般的に整理・整頓というと、散らかっているモノを規則的にきれいに置くこと、というような意味と思いますが、5Sでの「整理・整頓」は違います。

「整理整頓」とは、【必要なモノと不要なモノを分けて、不要なモノを捨て、必要なモノを使いやすいように置くこと】です。
どのようにするかについては、ネットで「整理・整頓」で検索してみて下さい。

次に「準備」については次のように定義が役立つと思います。
「準備」とは、【仕事に取り組む前に、必要なものをそろえたり態勢を整えたりして用意をすること】、です。

そして仕事の準備では、3つのことがキーポイントとなります。
@仕事場(事務室、現場のモノ等)や使うツール、情報を整理しておくこと
➁やるべきことの全体像を把握して、必要なモノ、情報、時間等リソースを用意しておくこと
➂やるべきことの優先順位をつけて(To Doリスト等で)書き出しておくこと

仕事(マネジメント)における「予定」とは、そして「計画」との違いは、以下のように考えました。

「予定」とは【行事や行動の内容や日時を前もって定めること】
「計画」とは【課題や事柄を達成するためにその手段や手順を事前に考えること】

どちらも予めに立てる(決める)ことですが、「予定」は実施する内容・事柄のことで、「計画」は、何かを実現したいという意図に基に、そこに至るための手段・方法を時系列で組み立てることとなります。

私どもの仕事で言えば、来年度の研修予定(依頼が入ると予定表(PC)と手帳に入れ、そのための準備を予定表にいれます。そして、月次でその準備として実施計画を作成します。

顧客企業の人材育成やコンサルでは、その課題解決や目的・目標のための計画自体を提示する企画提案書の中に記します。


いい仕事をするために、日常的に仕事に活用するもの(様々なリソース・ツール)を「整理・整頓」しておいて、決まった「予定」を入れて、十分な「準備」し、達成すべき課題や目標についてはそのための綿密な、効果的な「計画」を立てる、ということになります。

今年もまもなく終わりですが、この仕事納め、そして新年の仕事初め「整理整頓、準備、予定、計画」を意識して、来年もいい仕事をしていきましょう。


さて、今日のテーマは「整理整頓、準備、予定、計画」でした。



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それでは、また次回。






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2021年12月21日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No234:「仕事の準備をしていますか?」

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『仕事の準備をしていますか?』
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さて、今号のテーマは「仕事の準備をしていますか?」

今年をふり返ってみると(昨年からも合わせ)、何と言ってもこれまで集合研修で実施していた研修の大半(8割位まで)をオンラインでも実施したことです。

集合研修だったものが、全面的にオンラインになった研修プログラムもあります。
同じ研修プログラムを時期により集合研修で実施したり、オンラインで実施したものもあります。

私が行う研修は講義やレクチャーだけということはほとんどなく、個人ワークやグループワークで行い、対話実習や現実の課題解決実習が多くあります。

当初は、オンラインでは難しいかなと思った体験学習のワークも、工夫を凝らしてやってみると集合研修とそん色なく、またそれ以上というような成果や評価を得ることもあります。

参加者の皆さん自身がリモートワークになれてきてオンラインになじんできていることもあるでしょう。

それ以外で企画実施する(講師)側で考えてみると、これまで以上に『準備』を細かく、しっかりと行っていることがオンライン研修のプラス評価の要因かと感じました。

これまでの研修でも、特に新しい企画のプログラムでは時間配分等の準備はしていました。

しかし、オンラインでの研修では事務局やサポートスタッフ等複数名と実施したり、違う場所でしたりすることも多く、かなり細かな進行表(タイムスケジュール)を作成します。

人数やグループ数が多い研修では、オンラインでの操作をサポートして貰うスタッフと綿密な打ち合わせも必要となります。

パワポ等のスライド資料を使うことがほとんどなので、ホワイトボード一つで実施していた集合研修とは、テキスト、資料作成からもかなり違ってきます。

そして準備を細かく行うと、予想される通信環境や端末など参加者の状況の事前確認や何かあった時の対応なども考えて、さらにきめ細やかな対応とその準備が求められます。

このような準備をすると研修受講者の視点であれこれ考えます

そうするとテキストやパワポスライドの説明や指示の文章、説明の仕方まで分かりやすく修正加筆したりしていきます

オンライン研修がこれまでの集合研修と同じもしくはそれ以上の評価を得られるのは、この「準備」を念入りにした結果(そうしないと実施する方御不安だからというのことあります)なのかもしれません。

皆さん、仕事特に大事な仕事に取り掛かる前に準備していますか?


さて、今日のテーマは「仕事の準備をしていますか?」でした。

準備について考えるうちに「準備」と「計画」とはどう違うのか?
という疑問がわいてきました。

次回はこの「準備と計画」について考えていきます。


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2021年12月13日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No233:「学んだことを実践するために〜スモールステップ」

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『学んだことを実践するために〜スモールステップ』
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先週は「2年目社員研修」は、1年間隔月で半日を4回実施の連続研修でその最終4回目を実施し、来週は同じ会社で「3年目社員研修」(こちらも1年間に4回実施)の最終回4回目を担当します。

シリーズなので、どちらも毎回研修の振り返りと職場で実行することを決めて貰い、次回に実践の振り返りから始まります。

この研修に限らず、研修で終了時に職場で実施・活用することを決めて貰ったり、研修後に行動計画を作成して提出した貰ったりして、そのフォローをすることも結構あります。

研修後に実践・活用されて何らかの成果に結びついている人とそうでない人がいます。

その違いが生まれる理由の一つは、その実践する中身や行動計画の具体策が、すぐ実行できる具体的行動になっているかどうか、だと感じています。


私の研修では「スモールステップ」という言葉をよく使います。

自己の向上・成長のために研修で学んだことの中からすぐできる具体的な行動を決めることです。

スモールステップは、抽象的な言葉ではなく、ただ意識しますでもなく、学んだことを活かすように頑張ります、でもありません。

【研修で学んだこと】
「研修の体験実習で、同じ言葉を使っても、人によってその言葉意味や目的、何をどうするかの理解が違うことに気づきました。」

【職場で実践すること(スモールステップ)】
@「そのことから、職場で実践することは、指示されたときに必ずその目的を自分が理解したかを自分自身に問いかけて、分からなければ『これをすることの目的は何ですか?』と質問をします。

➁「また期限や分量などが曖昧な指示の場合には、『いつまでに行えばいいのですか?』、『A4用紙、1枚にまとめるのでいいのですか?』等と確認することにします。

という位までの実際に行動する具体内容を決める(口にする、書き出す)ことです。


いかがでしょうか、このスモールステップ(具体的行動内容を決める)は、研修で学んだことの実践だけではなく、仕事の指示を実践するとき、問題を解決するとき、相談してその結果を確認するとき等、行動して成果を上げる人になるためには必須です

立派なことを言ってばかりでも、抽象的な言葉でわかったようなことを言っていても仕事も進みませんし、成果も出ません。

スモールステップを決めるための質問は、「なにをしたら前進(解決、向上)しますか?」「具体的に何をするのですか?」「今までの違うことをするとしたら?」等です。

スモールステップは実践しやすいことなのです。
まず実践して、そしてうまくいけば継続し、さらに一歩進めることをして、うまくいかなければ違うことを決めて実践しましょう。

今日のテーマ
「学んだことを実践するために〜スモールステップ」でした。



さて、毎度おなじみの3つの質問です。
皆さまもお時間のある時に↓以下の質問を自問自答してみてください(この1年間で・・・とすれば、今年の振り返りにもなります)。

◆皆さまへの3つ質問(今月一杯迄です)
【1】『いい仕事のために「あなた自身が大事にしているの3つの○○○」は何ですか?』
【2】『最近、学んだ3つのことは何ですか?』
【3】『最近、以前より前進(向上)した3つのことは何ですか?』

※1つの質問への回答でも、また回答も3つではなくて、私の○(一つ)でも結構です。



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それでは、また次回。






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2021年12月06日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No232:「情報共有化の深度:3つの通じる〔言葉・意味・思い〕」

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『情報共有化の深度:3つの通じる〔言葉・意味・思い〕』
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11月に入ってから最近のメルマガは、研修参加者の学びや気づきをテーマにしてきました。

今月12月も引き続き研修での学び、気づきについてお伝えします。

12月に入って最初の「管理能力研修」、「コーチング研修」の両方で、印象に残った、職場でのコミュニケーションで深く気づかされたという感想が多かったのが、『情報共有化の3つの深度』についてでした。
「3つの通じる」という言葉でもお話ししています。

私の研修の3本柱の一つ「真・報連相研修」に参加された方、また管理者研修で特に職場コミュニケーションや情報共有化によるマネジメントをテーマにした研修参加者の方はよくご存じだと思います。


「管理能力研修」でこの「情報共有化の深度:3つの通じる」について非常に気づきが大きかったのは、お互いが異なる情報を持っていて、それを集めて初めて課題が達成できるチーム実習を体験したからです。

このチーム実習は、3つある課題自体をチーム全員で共有しないと何をするか自体が不明確なままで時間をつぶしてしまうものです。

課題が達成できたチーム、できなかったチームのどちらも、日頃の「情報の共有化」が言葉だけを知っている状態だった、ということに気づいたのです。

私たちは相手に話しただけ、言葉を伝えただけで(自分の意図や考え、思いが)“通じている”と思いがちですが、これは大きな間違いです。

同じ言葉でも受け取る人によって意味がそれぞれ違うのです。

国語の辞書でも同じ言葉に意味が複数あります。
また人は、それぞれの自分の辞書を持っていると言っても過言ではありません。

「仕事」という言葉を聞いて思い浮かぶイメージや意味は、一人一人異なるものです。
そして、その「仕事」という言葉がどのような文脈(話の流れの中)で使われたかでもまた意味が違ってきます。

単なる言葉を話した、文書で伝えた、聞いた、読んだ、だけでは、伝えたい側の意味が、思いが通じないのです。


そして、仕事に必要な情報の共有化には、その職場の全メンバーが「言葉だけではなく、その意味まで共有していること」
さらに「実際に必要となる対応や行動をとるような思い・考え方までが通じ合えていること」で、初めて共有化が十分に機能すると言っても過言ではありません。

ただメール文章で伝えた、口頭で伝えたからで済ましてはいけません。

相手(上司・同僚・部下後輩)にその言葉の意味するところ、目的、理由・根拠までが明確に伝わって初めて、コミュニケーションが完了した(通じた)と言えるのです。

一方的な伝達ではなく、必ず不明点は確認すること、また分かりにくいことは、十分に説明することです。

そのためには、質問することも大事です。
「コーチング研修」での気づきは、質問することで最初の話と違うことに気づいたのです。
双方向の質問のよる対話が成り立って、初めて共有化が進みます。

確認、質問、分かるまで話す、そして確認。
手間暇惜しまず“3つの通じる”ができているかを意識して、共有化を深めていきましょう。


さらに、このメルマガを書いている中でもう一つ気づいたことがありました。

実習を通して参加者に気づきが多かったのは、この3つの深度にもう一つあるということが分かったからではないかと思ったのです。

それは深度0,そもそも伝えていない。
なのに、当然知っている、分かっていると思っていることです。

だからこそ伝える、そして共有することが大切だと痛感したのでしょう。


今日のテーマ「3つの通じる〔言葉⇒意味・目的等⇒思い・考え方〕」でした。



さて、毎度同じ3つの質問です。
皆さまもお時間のある時に↓以下の質問を自問自答してみてください。

◆皆さまへの3つ質問
【1】『いい仕事のために「あなた自身が大事にしているの3つの○○○」は何ですか?』
【2】『最近、学んだ3つのことは何ですか?』
【3】『最近、以前より前進(向上)した3つのことは何ですか?』
※1つの質問への回答でも、また回答も3つではなくて、私の○(一つ)でも結構です。



質問、感想、ご意見は、こちら迄:info*interface-h.co.jp 
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それでは、また次回。






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