2020年08月31日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No159

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今日のテーマ
『報連相で大事なことその2〜コミュニケーションの“3つの視点”』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。

今日のテーマは『報連相で大事なことその2〜コミュニケーションの“3つの視点”』です。

報連相に限らず、コミュニケーションで適切な手段をとるためには、実は「どのようにしたらいいのか?」と手段を考える前に、少なくとも3つの視点で(しかも同時並行で)考えることが、必要です。

研修でもお伝えしていますが、その3つの視点とは、下記の図の通り(下記をクリック)です。

『コミュニケーションの“3つの視点”』.docx


一つ目の視点は、何のためにコミュニケーションをとるのか『目的(意図)を明確にする』ことです。

例えば、仕事の指示をする時であれば、➀言った通りに間違いなく実行してもらうため、➁目的を伝えて具体的な進め方は自分で考えてもらう(任せる)ため、➂課題を提示して、解決目標やその具体策まで自ら考えてもらうために、等です。

この3つの目的それぞれによって、その仕事の指示の仕方(任せ方)は異なってきます。


二つ目の視点は、コミュニケーションを『相手中心』で考えることです。先に述べた仕事の指示(任せ方)の3つの目的のどれであれ、指示する相手(部下)によって、伝え方も考えなければなりません。
相手が新入社員とベテラン社員では、それぞれに適切な伝え方も違ってくるわけです。


三つ目の視点は、リーダーである自分自身の意識・態度・行動等について『客観的に自己をふり返る』ことです。


一つ目の視点の『目的を明確にした』コミュニケーションについては、皆さんはいかがでしょうか?
何のためにするのかを意識せずに習慣に従っていると目的(意図)が明確でない場合がよくあります。

例えば、毎朝の挨拶です。今朝あなたは、出社して職場に入った時に、誰に対してどのような挨拶をしたか覚えていますか?100%再現することができますか?多くの人はうろ覚えであり、おそらくこうしていただろう、という感じではないでしょうか。

つまり、目的をもった意図的な挨拶をしていないということです。単なる無意識的、習慣行動になっているのです。


二つ目の『相手中心』でコミュニケーションをとることについては、どうでしょうか?
相手が誰であろうと、いつもと同じやり方で指示したり、誰の相談に対しても同じ対応をしたりしてはいませんか。

誰が、どんな相談をしてきても「それは難しいね」という同じセリフしか言わない上司、あなたが部下ならどう感じますか?

それが上司としては、意図的な発言(自分で考えさせるため)であったとしても、その時の状況や部下の気持ち、反応を感じ取らず、それで終えてしまっては、本来の「自分で考えさせる」と言う意図どころか、単にやる気をなくさせることになっているかもしれません。

目的・意図を明確にしても、常に相手は皆違うので、その一人一人の相手の立場、考え方に立って考えて、最適なコミュニケーションを選択する事が必要なのです。


三つ目の『自己ふり返り』については、次のような時どうしているかを考えてみましょう。

指示した後に、相手が言ったとおりに行動せず、違ったことをしてしまった。
相談した後に何も言ってこない、報告もない。

このような時に、「困った部下だ」で片づけてしまっていませんか。
「自分自身の指示の仕方に何か問題はなかっただろうか?」「相談に乗ったが、本当に相手の希望に応じた相談ができていたのだろうか?」と考え直すことが必要なのです。

常に、明確な意図を持ってかつ、相手の思いや立場を把握して、適切で妥当な対応がきるという完璧なリーダーはいません。
だからこそ、いつでも自分自身をふり返ることが必要なのです。

自分自身を自己評価して、さらに何をどうしたらより良くなるのかを考えて、次に活かすことです。

ここでいうふり返りは、終わった後のタイミングだけではありません。これから面談やミーティング等を行う予定が決まっている場合にもふり返りは有効なのです。

こんなことは十分注意して話そう、聞こうという自分のやり方についての事前準備やシミュレーションになるからです。


ここまでリーダーの立場で、述べてきましたがメンバーや部下の立場で同じです。

自分が報告する目的は何か?
上司は何を求めている、期待しているのか?
自分の伝え方は十分だっただろうか?


3つの視点で考え、適切な報連相、コミュニケーションのできる人を目指しましょう。


それでは、次回また。

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