2020年09月28日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No163『指示は職場の仕事の出発点その2 「効果的な指示のスキル」』

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今日のテーマ
『指示は職場の仕事の出発点その2
「効果的な指示のスキル」』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。

前回は、『指示は職場の仕事の出発点その1「効果的な指示の受け方」』のテーマで、指示を受ける部下(メンバー)の立場で、5つの指示の受け方の実践ポイントをお伝えしました。

さて、今回は指示する側の「効果的な指示のスキル」がテーマです。

まずは、指示もコミュニケーション、3つの視点から始めます。

1つ目は「指示の意図・目的」です。
指示の本来の目的は、以下の3つが考えられます。

➀職場で、メンバーに的確な業務遂行をしてもらうために(仕事の出発点)
A職場の使命、目的を考えて、より効果的・効率的な業務が行われるために
B職場のメンバーの成長を図る(育成の)ために


この指示の3つの目的の➀、Aの2つを果たすためには、この仕事を誰にやってもらうかの役割分担、能力レベルに合わせた適切な配分を考えることが必要です。

また、Bに関しては、職場での指導育成OJT(On the Job Training)は仕事の任せ方とも言われます。

2つ目は「指示を受ける相手視点」です。
ただ業務をやってもらうのと「相手視点」で相手の向上を考えた指示(任せ方)では大きく異なります。

上記の指示の目的を明確に考えた場合には、個別の仕事の出発点として指示をするだけでなく、以下のような指示の伝え方のバリエーションがあります。

(@)命令(これやって下さい):上司の権限で必ずやる様に伝える、受ける側は、強制力を感じる
(A)依頼(お願いします):やってもらいたいことを頼み事として伝える
(B)相談(考えてくれないか):一緒に考えてもらい、目的・目標を共有してやり方を任せる
(C)募集(つのる):誰か、この件やってくれる人いないかな、誰かできそうかな、と問いかける
(D)暗示(ほのめかす):これやっておいた方がいいと思うけれど、これって大事だよね、促す

さらに仕事の出発点としては、上記の相談から発展して、部下の意見・提案の採用が考えられます。
(E)承認・委任(認めて任す):本人発の意見、提案を採用・承認して、本人に実施を任せる

3つ目は「自己振り返りの視点」で、前に挙げた指示の例を踏まえながら、『効果的な指示のスキル』の実践ポイントを考えていきます。
@指示を出す前に、目的・相手の視点で、かつ内容を共有化するためによく考えているか
*思いつくまま仕事を投げる、振る等をしていないか?(目的思考と相手中心、自分本位は×です)

A任せる仕事そのものの目的や意義を伝えているか
*その仕事の目的・意味がよく分かる(通じる)と自分で考えることができる。

B目標(ゴール)と必要な場合には手段を具体的に(相手が分かるように)伝えているか
*必要な6W3Hを入れているか。
*手段(やり方)の指示をどこまでするかは、相手のレベル・状況に応じて行う。

C相手にとっての意味や本人にとってのメリットを伝えているか
*その人にやってもらう意味、理由や本人のメリットと期待(成長機会やチャレンジの機会)を伝えて、動機づけを図ること。

D指示後のフォローも考え、実行しているか
*指示内容を共有化(メモ、業務進行表の活用)し、報告や相談の仕方についても伝えておく。
*進行中の声かけで状況把握と報告や相談しやすい状況づくりを行っておく。
丸投げ、放任は×。部下の「報連相」と効果的に結びつける

さあ日頃のご自身の仕事の指示の仕方、仕事の任せ方と照らし合わせていかがでしょうか。

もちろん、すべての仕事の指示で上記の通りとは言いません、以上はあくまでもヒントです。

緊急時であれば、BとDがポイントでしょう、具体的な指示と結果報告を明確に伝えるのでいいわけです。
新人への仕事の任せ方であれば、➀〜D迄のフルコースで考えていただいくと大いに結構なことです。

一番問題が多いと思われる指示の仕方(仕事の任せ方)は、どんな目的、どんな相手、どんな状況でも、それらを考えずに全く同じやり方(自分の習慣的行動)でやっていることです。


それでは、次回また。

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