2020年10月05日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No164『発信は連絡ではない「連絡は共有化するスキル」』

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今日のテーマ
『発信は連絡ではない「連絡は共有化するスキル」』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。


前回までの3回は、「指示・報告」について述べてきました。
今回からは「連絡」について考えていきます。

既に「連絡」は、『仕事で必要な情報を必要な人に、必要なタイミングで伝えて共有化すること』(No160)と述べました。
一言で言うと仕事に必要な情報の共有化です。

この定義づけの一文から分かることは、その仕事について情報が、何で必要なのか(意味・目的)、誰に必要なのか(相手)、いつ必要なのか(タイミング)、どこまで・どの位必要なのか(情報内容の詳細、分量等)を考えて行うことが、必要だということです。

それを考えずにただ伝達するだけだと、必要でない情報になりかねません。
大事な意味が伝わらなかったり、必要でない人にまでメールを送ったり、既に終わった後に伝えたり等、が起こってしまいます。

この『必要な情報』がキーポイントで、さらにもう一つのキーポイントが『共有化』です。
この共有化を別の言葉で表現すると『発信≠連絡』(発信は連絡ではありません)です。

例えば、上司の課長に言われて、急いでFAXをしたB君の例です。

課長「例の件、東京支店のN支店長に連絡してくれた?」
B君「ハイ、連絡しました(…FAXしましたので)。」
課長「そうか、まだ何も言ってこないが(…急ぎなのに)。」

1時間後、
B君「課長、東京支店に電話しましたが、今日は、N支店長、遠方に1泊で出張中だそうです。」
課長「ばかも〜ん、なぜすぐ確認しなかったんだ。それならS次長に連絡だ!」

いかがでしょうか。

FAXで送った、は発信したと言えますが、連絡する相手のN支店長にそれが届いて、受け止めて貰ってはいませんでした(受信確認せず)。

連絡するとは、情報を共有化することですから、最低限相手が受信したのを確認して、連絡完了ということになるのです。

連絡したのに(メールしたのに、回覧したのに、朝礼で言ったのに)伝わっていなかった、というのは、連絡が『情報の共有化』、『発信≠連絡』と言う意味でしっかりと理解している立場からすると、そもそも連絡をしていなかった、ということになるのです。

伝えた、伝達という言葉も本来の意味では相手に届いたということも含んでいますが、やや一方的な感じがします。
自分は伝えた、で終わるのではなく、相手に伝わったということまでを確認して「連絡(=情報の共有化)」なのです。


連絡は共有化ということで言えば、仕事上で言うと「3つの通じる」(本メルマガNo1)の2つ目の『意味目的が通じている』と言うところまでは行きたいものです。

但し、この場合には、連絡した相手自身の関心度や理解度(力)までが関わってきます。
その点で、相手の注意や関心を引くことも、連絡に必要なことかもしれません。


今回のメルマガでの「連絡は必要な情報の共有化」(発信≠連絡)ということを学んで、皆さんご自身の「連絡」を振り返ってみて、いかがでしたでしょうか。

もちろん十分できている方もいるでしょう。
あらためて見直すとまだまだ不十分な点もある、と言いう方もいるでしょう。

そして、皆さん一人一人だけではなく、職場全体でのこの「連絡は必要な情報の共有化」(発信≠連絡)という考え方(の意味・目的)を共有化し、具体的行動として実践していきましょう。


それでは、次回また。

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