2022年06月03日

【いい仕事をするために】No256:「自ら発言しない部下の意見を引き出す方法」

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「自ら発言しない部下の意見を引き出す方法
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今日のテーマは「自ら発言しない部下の意見を引き出す方法」

本人からほとんど話しかけてくること(報告、相談)がない、職場内でコミュニケーションをうまく取れないメンバーをどうしたらいいのでしょうか。
消極的で内向的な部下をどうしたら、もっと発言してもらえるでしょうか。

というような部下に対してどうしたらよいかという上司からの相談です。

この相談のような部下に対して、5つのポイントで具体策を考えてみましょう。

@これまで、少しでもうまくいった場合、できていた時、状況はなかったかを探してみる。

その本人(ほとんど自分から話かけてこない人)に対して、これまでリーダーや職場の人たちがどんな働きかけをしてきたを振り返ってみます。

話かけてその本人が結構話をしてくれたのは、どんな時、どんな場合、どんな要件、どの人でどんな状況だったかを思い出します。
話が良くしてきた場合があれば、それと近い状態を増やしてみる。

例えば、ある人とは比較的良く話すのであれば、その人の話しかけ方や話す内容をまねてみる。
よく話す時(時間帯、タイミング)があれば、その時(時間帯、タイミング)で話してみる。

Aその本人に報連相の必要性を伝え、自ら報連相をしてもらう

必要なことをこちらから話しかけて、指示や依頼事項であれば、その結果や状況を必ず報告してもらうように、明確に伝える。

本人と話をして、何か問題に思ったり困ったりする時はないのかを聞いて、遠慮なく相談するように伝える。

上記2つを実行してみても、報告・相談があまりない場合には、本人にどうしたら報告や必要な相談ができるようになるのか質問して聴いてみてはいかがでしょうか。

Bこちらから挨拶、声かけをして、よく観察して、良い点をみつけほめる。また、やってくれたことに感謝を表す。

必ず名前をいれた挨拶をする(これは、本人だけではなく全員にするのが効果的です。
職場が明るく活性化してきます)。「元気?」「「お疲れさま!」「頑張っているね」と声をかける(これもその本人だけにではなく、他の人にもやるとさらに職場が元気になる)。

例えば前項Aで、報告があった際に、「報告してくれてありがとう。助かるよ」、相談があったときに「そういうことで困っていたんだ。それが言って貰えてありがたい。」など、プラスの行動があれば少しでも褒める又は感謝の気持ちを伝える。

Cその人が話をしたらとにかく真剣に【傾聴】する。

「なるほど」「そういうこともあるよね」、「それはよく分るよ」と受けとめる。
【質問】も活用する。「今言ったことについて、自分ではどうしようと思っている?」、「このことについて感じていることは?」など。

そして【確認】する。「あなたの言いたいことは○○○ということかな」、「言い換えると□□□といってよいのかな」など。

私は、これまで多くの人を見てきて、意見がないとか言いたいことがない人はほとんどいないと思っています。
周囲が関心を持って、本当に聞いてくれる耳があると感じた時には、人は話したくなるものです。

Dその他の要因(要素)も考えてみる

仕事をする上での基本(上述の報連相)を分っていなかったり、それ以前に精神的な悩みなどで話をする余裕がない場合もまれにあります。

その人の場合はどうなのかをよく考えてみる。
そのためには日頃からリーダー自身が仕事ぶりをよく観察してみる。

話し合いや面談をしても自分の意見を言わない人について「消極的で、やる気がない」と簡単に思わない方がよいのかもしれません

なぜ消極的なのか、本当にやる気がないのかどうかは、相手の気持ちをつかまないと分からないはずのものです。
全く別の理由で口を開かないのかもしれません。

それに対する対応方法も、これまでに述べたことを参考に試行してみてください。
やってみて「ふり返る」これも、お伝えしたい大事なことです。

基本的には、手段・方法ではなくて、本気で、職場の目的・目標を共有化して職場の問題解決をするために部下に意見を言ってもらおう、或いは相手の考えを理解しようというという思いです。

それでは、また次回。


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