2020年10月26日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No167

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今日のテーマ『共有化と合意のスキル2
〜共有化を深めるスキルと合意を作るスキル』

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インタフェース五十嵐仁です。
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さて前回に引き続き、今回のテーマは「共有化と合意のスキル2」

共有化に必要なのは、「傾聴・質問・確認」です。
それは対話のコミュニケーションを通してよく成し遂げられることができます。

議論においても、双方が一方的な主張で終わらず、相手が話しているときには、傾聴してよく理解し、質問してさらに納得をして、その上で意見をいうことです。意見を言ったら、今度は相手の理解を確認することです。
つまり質問をするのです。

さて、共有化を深めるスキルとは何のことはないここで述べた「傾聴、質問、確認」をすることです。
それをお互いができる(し合う)関係や状態、環境を作ることです。
これはまさにリーダーのなすべき仕事なのです。

リーダーは経験と知識、能力があるのだから、自分の正しい意見を主張して、納得させることだ!ではないのです。

リーダーは、自分の意見は自分でよく分かっているのだから、まだ分かっていない他者(メンバー)の意見に耳を傾けるのです。

その上で、理解し、納得したら、共有して、お互いの合意できる部分、できない部分を明確にして(共有化して)結論を導くのです。

以下に、会議やミーティングで『合意を作るスキル』の実践ポイントを挙げます。

@最初にすることは、目的を明確に示して、伝えて、相手の理解を確認すること

A意見は、必ずそう判断した理由・根拠、データを明確にして、共有化すること

B結論(合意事項)を出すときにh、どの立場に立って行うのかその共有化を図ること

C合意をとる際には、共有化した目的と立場から判断していることを確認すること

➄全面的な合意ができない場合には、部分的な合意をとり、そこから取り組みをスタートすること


以上を必ず「傾聴、質問、確認、ふり返り」のコミュニケーションスキルを活用して行うこと。
参考までに質問例を挙げておきます。

■会議・ミーティング)での「合意・共有化を促進するための質問リスト」

○問題についてどんな点が明確になりましたか?
○分かったことは何ですか?ハッキリしてきたことは何ですか?
○これまでのミーティング(話し合い)を通して、問題について見えてきたことは何ですか?
○それぞれの立場で一致している(共通の)ものは何ですか?
○他メンバーの意見(結論)についてどの点は同意できますか?
○問題の一番の本質は何だと思いますか? なぜそれが一番の本質だと思ったのですか?
○この結論(案)について何が分かったら同意できますか? 同意できることは何ですか?


最後に実際の職場で共有化を進め、深めるための極めて具体的な実践のヒントをお伝えします。

@メンバーがお互いの違いではなく共通点(共通の特徴、共通の状況、他なんでも)を探して、それを口に出して確かめ合うこと(今朝はいい天気だね!昨日はみんな残業で大変だったね!)

Aメンバーが共通認識して同じ行動をとること(例えば、朝元気で明るい声で「おはよう」と言う)

Bチームでの共通言語(その大切な意味を共有できている言葉)を作り、増やし、大いに使うこと。そしてその行為を承認、称賛すること

C常にOKメッセージ(承認、ほめる、ポジティブな言葉掛け)が飛び交う職場にすること

➄チーム全員で共通のルール、参画する場、活動を作り、全員の理解、納得、合意で促進すること。


是非職場で、仕事で実践してみて下さい。


それでは、次回またお会いいたしましょう。


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2020年10月19日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No166

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今日のテーマ『共有化と合意のスキル1
〜理解・納得・合意・共有化の違いを考える』

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前回は、職場での効果的な『連絡(情報共有化)の実践スキル』のテーマで、仕事の情報共有化が進み、共有化のレベルが深まる7つの実践のヒントをお伝えしました。

連絡は「仕事に必要な情報の共有化」、ということはすでに何度か述べてきました。

今回は、この「共有化」に近い言葉のいくつかをその意味を一緒に考えながら、それこそ職場での情報の共有化を深めるヒントを学んでいきます。

みなさん「共有化」の類語としては、どんな言葉が思い浮かびますか。「知る」「分かる」「理解する」「納得する」「合意する」、といったところでしょうか…。

「知る」は(見て、聞いて、読んで)知っているというようにその情報内容を知覚(認知)したというレベルです。

「分かる」、「理解する」は、「知る」よりも一歩進んだ感じがします。
分かると理解するはほぼ同じ意味の言葉とされます。

ということで、ここでは、「理解する」「納得する」「合意する」と「共有化(する)」とを並べて考えていきます。

「理解する」とは、伝えられたこと(見知ったこと、聞いたこと、読んだこと)の内容を論理的な判断基準やこれまでの経験知などから、その内容についての考え方の道筋や関係などが分かることと言えます。

因果関係や相関関係で、また論理的な帰結として、客観的にみてそうだろうと思えることです。
また、そのことについての目的や意味、理由や根拠も妥当だと分かるということも含みます。

「納得する」は、「分かった、理解した」の次に来るものと考えます。
「言っていることは理解したけれど、私は納得できない」とは言われますが、その逆は、ほとんど使われないからです。

理解するとの違いは、客観的に分かるではなく、自分事として腑に落ちる、自分としてもそう考えることが妥当であり、そう判断し、行動するかもしれないということです。

「合意する」は、これまでの理解し、納得した結果として最終的に自分も相手と同じ意見を採用する、同じ判断をするということになります。

さて、それでは「共有化(する)」とは、これまでの「理解する」「納得する」「合意する」とどう違うのでしょうか。

『共有化する』は、「その意味内容をお互いが同じ様に理解しているかどうか、何が違っているかを分かり合う」ということです。

つまり意見が違っていても、どうして違うのかその理由を共有することはできるということです。
双方が納得できていないことについても、なぜできていないかについて理由・背景を共有化することはできます。

傾聴は、共有化の入り口です。
もちろんこれは受信側の行為ですから、発信側で言えば相手が分かる様に伝えることです。
そして、質問することが共有化を深めます。

まだ自分が知らないこと、事実やデータ、根拠を聞くこと、相手の言っていることで理解できないことを質問して、その意味や判断や経緯を分かること。
そして、お互いの理解したことを確認すること。
これで共有化される部分が増えてきます。

次号以降では、さらに「共有化を深めるスキル」「合意を作るスキル」について考えていきます。

それでは、次回またお会いいたしましょう。


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2020年10月12日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No165

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今日のテーマ:『職場で仕事の情報共有化を図る
「連絡(情報共有化)の実践スキル」』

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前回あらためて連絡の意味を確認し、現状を振り返りました。

今回は、実際の職場での効果的な『連絡の実践スキル』、仕事の情報共有化が進み、共有化のレベルが深まる実践7つのヒントをお伝えします。

皆さんの職場で使われている連絡の情報ツール、手段、方法で具体的に考えながらリーダーとして率先垂範で、いいと思う事を行動に移してくださいね。

@どんな連絡に対しても必ず反応、返答、返信をできる範囲で素早く行うこと。
メールには可能な限りで素早く返信。返答内容作成に時間がかかる場合は受信しました(受け取りました)という拝受メールを送信。

A発信で終わらず、基本は本人に届いたか、視てくれたかを直接確認すること。
メール・FAXにはプラス電話、伝言メモも後で確認する。

B必要に応じて、口頭での連絡にプラス文書・メモの二刀流で共有すること。

C重要な連絡を貰ったら、その後で必ずOKメッセージを返す(感謝、役立ったよ、助かるよ、またお願いね)。

D悪い情報や気になったことほど、またお客様関連の情報(要望・クレーム)などは、早く伝えて共有化すること。

E朝の挨拶から始まって、今日の予定やどこにいて何をしているかを必ず周囲に伝えておくこと。

F必要に応じて速報(要約・要旨)と具体詳細報に分けて2段階で伝えること。

さあ、以上の中で少しでも意識したり、実践したりしていたことはいくつありましたか。
早速、やっていないことでいいなと思ったことを一つ選んで実行してみてください(スモールステップ)。
そして、継続して実践し習慣化していきましょう。


それでは、次回また。

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2020年10月05日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No164

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今日のテーマ
『発信は連絡ではない「連絡は共有化するスキル」』

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前回までの3回は、「指示・報告」について述べてきました。
今回からは「連絡」について考えていきます。

既に「連絡」は、『仕事で必要な情報を必要な人に、必要なタイミングで伝えて共有化すること』(No160)と述べました。
一言で言うと仕事に必要な情報の共有化です。

この定義づけの一文から分かることは、その仕事について情報が、何で必要なのか(意味・目的)、誰に必要なのか(相手)、いつ必要なのか(タイミング)、どこまで・どの位必要なのか(情報内容の詳細、分量等)を考えて行うことが、必要だということです。

それを考えずにただ伝達するだけだと、必要でない情報になりかねません。
大事な意味が伝わらなかったり、必要でない人にまでメールを送ったり、既に終わった後に伝えたり等、が起こってしまいます。

この『必要な情報』がキーポイントで、さらにもう一つのキーポイントが『共有化』です。
この共有化を別の言葉で表現すると『発信≠連絡』(発信は連絡ではありません)です。

例えば、上司の課長に言われて、急いでFAXをしたB君の例です。

課長「例の件、東京支店のN支店長に連絡してくれた?」
B君「ハイ、連絡しました(…FAXしましたので)。」
課長「そうか、まだ何も言ってこないが(…急ぎなのに)。」

1時間後、
B君「課長、東京支店に電話しましたが、今日は、N支店長、遠方に1泊で出張中だそうです。」
課長「ばかも〜ん、なぜすぐ確認しなかったんだ。それならS次長に連絡だ!」

いかがでしょうか。

FAXで送った、は発信したと言えますが、連絡する相手のN支店長にそれが届いて、受け止めて貰ってはいませんでした(受信確認せず)。

連絡するとは、情報を共有化することですから、最低限相手が受信したのを確認して、連絡完了ということになるのです。

連絡したのに(メールしたのに、回覧したのに、朝礼で言ったのに)伝わっていなかった、というのは、連絡が『情報の共有化』、『発信≠連絡』と言う意味でしっかりと理解している立場からすると、そもそも連絡をしていなかった、ということになるのです。

伝えた、伝達という言葉も本来の意味では相手に届いたということも含んでいますが、やや一方的な感じがします。
自分は伝えた、で終わるのではなく、相手に伝わったということまでを確認して「連絡(=情報の共有化)」なのです。


連絡は共有化ということで言えば、仕事上で言うと「3つの通じる」(本メルマガNo1)の2つ目の『意味目的が通じている』と言うところまでは行きたいものです。

但し、この場合には、連絡した相手自身の関心度や理解度(力)までが関わってきます。
その点で、相手の注意や関心を引くことも、連絡に必要なことかもしれません。


今回のメルマガでの「連絡は必要な情報の共有化」(発信≠連絡)ということを学んで、皆さんご自身の「連絡」を振り返ってみて、いかがでしたでしょうか。

もちろん十分できている方もいるでしょう。
あらためて見直すとまだまだ不十分な点もある、と言いう方もいるでしょう。

そして、皆さん一人一人だけではなく、職場全体でのこの「連絡は必要な情報の共有化」(発信≠連絡)という考え方(の意味・目的)を共有化し、具体的行動として実践していきましょう。


それでは、次回また。

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2020年09月28日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No163

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今日のテーマ
『指示は職場の仕事の出発点その2
「効果的な指示のスキル」』

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前回は、『指示は職場の仕事の出発点その1「効果的な指示の受け方」』のテーマで、指示を受ける部下(メンバー)の立場で、5つの指示の受け方の実践ポイントをお伝えしました。

さて、今回は指示する側の「効果的な指示のスキル」がテーマです。

まずは、指示もコミュニケーション、3つの視点から始めます。

1つ目は「指示の意図・目的」です。
指示の本来の目的は、以下の3つが考えられます。

➀職場で、メンバーに的確な業務遂行をしてもらうために(仕事の出発点)
A職場の使命、目的を考えて、より効果的・効率的な業務が行われるために
B職場のメンバーの成長を図る(育成の)ために


この指示の3つの目的の➀、Aの2つを果たすためには、この仕事を誰にやってもらうかの役割分担、能力レベルに合わせた適切な配分を考えることが必要です。

また、Bに関しては、職場での指導育成OJT(On the Job Training)は仕事の任せ方とも言われます。

2つ目は「指示を受ける相手視点」です。
ただ業務をやってもらうのと「相手視点」で相手の向上を考えた指示(任せ方)では大きく異なります。

上記の指示の目的を明確に考えた場合には、個別の仕事の出発点として指示をするだけでなく、以下のような指示の伝え方のバリエーションがあります。

(@)命令(これやって下さい):上司の権限で必ずやる様に伝える、受ける側は、強制力を感じる
(A)依頼(お願いします):やってもらいたいことを頼み事として伝える
(B)相談(考えてくれないか):一緒に考えてもらい、目的・目標を共有してやり方を任せる
(C)募集(つのる):誰か、この件やってくれる人いないかな、誰かできそうかな、と問いかける
(D)暗示(ほのめかす):これやっておいた方がいいと思うけれど、これって大事だよね、促す

さらに仕事の出発点としては、上記の相談から発展して、部下の意見・提案の採用が考えられます。
(E)承認・委任(認めて任す):本人発の意見、提案を採用・承認して、本人に実施を任せる

3つ目は「自己振り返りの視点」で、前に挙げた指示の例を踏まえながら、『効果的な指示のスキル』の実践ポイントを考えていきます。
@指示を出す前に、目的・相手の視点で、かつ内容を共有化するためによく考えているか
*思いつくまま仕事を投げる、振る等をしていないか?(目的思考と相手中心、自分本位は×です)

A任せる仕事そのものの目的や意義を伝えているか
*その仕事の目的・意味がよく分かる(通じる)と自分で考えることができる。

B目標(ゴール)と必要な場合には手段を具体的に(相手が分かるように)伝えているか
*必要な6W3Hを入れているか。
*手段(やり方)の指示をどこまでするかは、相手のレベル・状況に応じて行う。

C相手にとっての意味や本人にとってのメリットを伝えているか
*その人にやってもらう意味、理由や本人のメリットと期待(成長機会やチャレンジの機会)を伝えて、動機づけを図ること。

D指示後のフォローも考え、実行しているか
*指示内容を共有化(メモ、業務進行表の活用)し、報告や相談の仕方についても伝えておく。
*進行中の声かけで状況把握と報告や相談しやすい状況づくりを行っておく。
丸投げ、放任は×。部下の「報連相」と効果的に結びつける

さあ日頃のご自身の仕事の指示の仕方、仕事の任せ方と照らし合わせていかがでしょうか。

もちろん、すべての仕事の指示で上記の通りとは言いません、以上はあくまでもヒントです。

緊急時であれば、BとDがポイントでしょう、具体的な指示と結果報告を明確に伝えるのでいいわけです。
新人への仕事の任せ方であれば、➀〜D迄のフルコースで考えていただいくと大いに結構なことです。

一番問題が多いと思われる指示の仕方(仕事の任せ方)は、どんな目的、どんな相手、どんな状況でも、それらを考えずに全く同じやり方(自分の習慣的行動)でやっていることです。


それでは、次回また。

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2020年09月23日

【いい仕事をするために〜学びを活かす、分かち合う】No162

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今日のテーマ
『指示は職場の仕事の出発点その1
「効果的な指示の受け方」』

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前回は、『あなたは報告される人ですか?「報告を受けるスキル」』のテーマで、報告を受ける上司(リーダー)、その反面の報告をする部下(メンバー)双方に報告の意味をお伝えしました。
完了報告、中間報告、事前報告の3つがありました。

さあ、今回は、報告の前にさかのぼり、「効果的な指示の受け方」です。

指示(依頼も含め)は、『仕事の出発点』です。

ここで十分に意図や具体的に実施する内容が伝わらないといい仕事とはなりません。

指示を受ける側が「指示(依頼)」を出す人の意図(目的・ねらい)を共有することが必要です。

その上で、常に「指示(依頼)」の目的と手段(具体的に実施する内容と方法)と照し合せて確認して、実行することが求められます。

以上の3つの点を踏まえて、「効果的な指示の受け方」の5つの実践ポイントをお伝えします。

@指示・依頼を受ける際は、メモを取る
*「指示・依頼」は仕事の出発点。まず指示・依頼内容を的確に把握することです。
*仕事が重なるとついウッカリ忘れたりすることもあります。必ず、6W3H(※)の必要項目をメモしておきましょう。

A疑問点や不明な点は、理解できるまで質問すること
*ただ、言葉をメモするだけではなく、実際に行動することを考えて質問しましょう。

B5W3H(※)を活用して、要点を復唱・確認すること
*念には念を入れて、確認しておきましょう。

C直属の上司以外からの指示(飛び越し指示やななめ指示)があった場合には、直属上司へ即報告すること
*組織で指示・命令の一元化(ライン)は業務遂行の原則です。

D指示・命令の遂行中に不明な点や疑問が出てきたら、直ちに確認すること
*指示・命令を受けた段階で分かっていても、実施段階で不明点・疑問点などが出たら、「たぶん、こう考えているだろう」の勝手に判断しないで直ちに確認をする。


さあ、報告の前に大切な「指示(依頼)の受け方」のポイントを理解、習得、実践して、いい仕事のスタートを切りましょう。

上司(リーダー)の方には、目の前の部下(メンバー)が、伝えた指示・依頼をしっかりと受け止めたかどうか、上記の5つのポイントを部下(メンバー)が実践しているかどうかがチェック項目となります。

その上司(リーダー)の方の「効果的な指示・依頼のスキル」が、次回のテーマです。

(※B)5W3H:Why(なぜ、何のために:目的・理由)、What(何を:課題・目標)、When(いつ:時間、時期)、Who(誰が、誰に:主体者・対象者)、Where(どこで:場所)、
How(どのように:手段、方法)、How much(いくら:価格、予算)、How many(どのくらい:数量、規模)



それでは、次回また。

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2020年09月14日

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今日のテーマ
『あなたは報告される人ですか?「報告を受けるスキル」』

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今日のテーマは
『あなたは報告される人ですか?「報告を受けるスキル」』

上司、リーダーであるあなたは、
「メンバーから、報告をよくされる人ですか?」
上司、リーダーではない方へは、
「あなたは上司に、報告をよくする人ですか?」


さあ、あなたの回答はいかがでしょうか。

もし、あまりされない(しない)と言う回答が出た場合には、どうしてなのか、そのままで良いのですか・・・とお聞きしたいですね。

報連相もコミュニケーションですから、双方向の情報共有化のやりとりです。

実は報告の前に何らかの指示(又は依頼)があるのです。
その返しが報告です。

そうなると指示の段階で、報告することについて触れておくことで、報告される可能性が高まります。

例えば、「では、この件は○○までに終えるようお願いします。終わり次第報告してくださいね。」、「この件、来週中に終えて、私に報告してくれる。」等です。


前回のメルマガで、報告は、『指示依頼されたことについて、完了したらその指示依頼元に結果を伝えること、及び担当業務について管理責任者である上司に状況を伝えること』と述べました。

さらに報告についての説明をプラスすると、指示(依頼)された仕事は、それを実施をしたことで完了ではなくて、指示(依頼)元に報告して初めて完了と言えるのです。

つまり、報告はしてもしなくても良いものではなく「義務」(すべきこと)なのです。

この意味を教えて、理解・納得を得ることができれば、報告されることが増えます。

部下が指示されたことを完了したら直ちに報告することで、上司は部下の仕事の結果や進捗状況、仕事ぶりが把握できるのです。

また、常に上司が部下の仕事状況を把握することで、次の手や部下の指導育成や改善事項、課題を把握できるのです。

ここまで読んだ上司、リーダーではない方は、必ず報告をすることの重要性は理解できましたね。

また、どのように報告をしたらいいか分からない方は、指示を受けた段階で、いつどのように報告をすればいいのか、確認しておくことが必要だとわかりましたね。


さらに言えば、報告は完了報告だけではありません。

中間報告という言葉があります。
終了後だけではなく、中間(途中)でも報告をした方がいい、又はすべき場合があります。

どんな場合でしょうか?指示する側、報告する側両方の視点で考えて見ましょう。

➀長い期間を要する仕事の場合(上部組織や上の上司の方針や指示に変更があった場合、上司が指示を変更することに気づいていない場合等に必要)

A途中で状況が変わった場合(外部環境の変化(取引先や顧客の要望、実施条件の変化、実施する側に別な緊急の仕事が発生した等)

B終了の目途がついた時に(次の仕事の指示を受けたり、準備ができたりする)

もう一つ「事前報告」があります。この言葉はあまり聞いたことがないかもしれませんね。

例えば、複数の仕事を頼まれて一度にスタートできない場合で、最初の仕事がすべて終わる前に、2番目の仕事に取り掛かる時に、「例のご依頼の2つ目の件、これから取り組みます。何か確認がありますか?」ということで、依頼された時点から何らかの変更がないかを確認できます。

他には依頼事項に取り組むにあたって計画を立てる(準備をする)必要がある時に、計画(準備)ができた時に、その報告と開始を伝えること等です。

さあ、もっと報告される上司(リーダー)、報告する部下(メンバー)になりましょう。


それでは、次回また。

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2020年09月07日

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今日のテーマ『「報告」「連絡」「相談」とは何か?』
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今日のテーマは『「報告」「連絡」「相談」とは何か?』

私どもの「報連相研修」や「報連相」の項目があった研修を受けた方には復習として、初めての方には、現在考えている「報告・連絡・相談」の意味・目的を照らし合わせてお読みください。

ある職場での出来事です。

Aさんは、上司から、突然「何で○○の件、すぐ報告をしなかったんだ!」、「もっと早く言ってくれないと困る、遅いと思わないか?」と言われました。

Aさんは(心の中で)、「いつも報告しなくても文句言わなかったのに」、「すぐ報告しても聞いてくれない時のあるのに、何で今回に限ってそんなことを言うのだろう?」と思いました。

職場で、報連相についてこんなすれ違いはありませんか。
そうしょっちゅうということでなくても、ありそうな話ですよね。

いつも、それほど口うるさく「報告」と言わない上司が言うからには、上司にとっては重要だったり、急ぎの用件だったりしたのでしょう。


私が実施している「報連相研修」では、「『報告・連絡・相談』って何ですか?社会人になったばかりの新人に分かりやすく一言で説明するとしたら、どう伝えますか?」と研修参加者の皆さんに質問します。
(ここで、あなたの答えを出してから、読み進めましょう)

様々な答えが返ってきます。

例えば、「報告」は、過去のこと、起こったことを伝える、上司に伝えること。
「連絡」はこれから先のことを伝える、又は途中経過を伝える、皆に伝えること。
「相談」は分からないことを聞くこと等々です。

大きく間違ってはいないのかもしれませんが、少々曖昧な感じがしませんか。
特に「報告」と「連絡」の違いが明確ではないように感じます。

私が社会人一年生の時、最初の仕事は企業研修の営業マンでした。

その頃に戻ってみると「報告」とは、週1回週末の営業ミーティングで、その週に訪問した会社が何社であったか、それがどこの会社であるか、そして各社への営業進捗状況を上司や課のメンバーに伝えることでした。

営業ヨミ表と言うフォーマットがあって、そこにA〜Dランクまで(A〜Cまでは営業で受注見込み先、Dは訪問しただけ、他にアタック先の会社、等)の企業名をそのランク順に記入して報告していました。

もちろん、週末のミーティングだけではなく、毎日の営業先からの帰社後にも上司や先輩に個別でその日の営業で進んだことや課題を報告し、相談していました。

「相談」は、営業して自分一人ではうまくいかないことを報告と共に相談していました。

最初のころの主な相談は、新規訪問の電話でのアポイントがなかなか取れないこと、営業訪問してもなかなか検討してもらえない(商談にならない)のでどうしたらよいか、少し話が進んだら企画書の書き方等であったと思います。

毎朝の朝礼でも、部全体と課の短時間にミーティングがあり、前日の報告と共に、連絡事項が伝えられました。

営業1年目の私にとって、
「報告」は、営業ミーティングや営業訪問の帰社後に、営業結果と経過を伝えること、
「連絡」は、その他仕事に必要な事項を朝礼で伝える(聞く)こと、・・・でした。

職場の「報連相」で大事なことは、上司・部下・メンバー間で、報連相の仕組みやルール、意味や意義が共通に認識されていることです。

自分たちの職場の仕事での「報告」「連絡」「相談」は何のために、何をどのようにすることなのか、皆が共有していることが肝心なのです。


私の「報連相研修」の中では、報連相については次のように説明しています。

○「報告」は、『指示依頼されたことについて、完了したらその指示依頼元に結果を伝えること、及び担当業務について管理責任者である上司に状況を伝えること』

○「連絡」は、『仕事で必要な情報を必要な人に、必要なタイミングで伝えて共有化すること』

○「相談」は、『一人で困ったらアドバイスを貰うこと、及び自分一人ではなく二人以上で仕事についてより良い問題解決を図ること』

(報連相研修を受けた事のあるみなさんは、もう覚えていらっしゃいますよね)


研修参加者の多くは、言葉の説明としては理解・納得されて帰られます。

が、大切なのは、その理解した意味を研修後、職場に戻ってからメンバーに伝えて共有化し、かつ実践活用して、実際の報連相が前より良くなるかどうかなのです。

「報連相研修」を受けた方は、この意味を自分一人の理解で終わらせることなく、職場で共有化することが、実践のスタートなのです。

職場での実践でも、具体的なレベルでこの「報告・連絡・相談」の意味を基にルール・仕組み化して実践していきましょう。


それでは、次回また。

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2020年08月31日

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今日のテーマ
『報連相で大事なことその2〜コミュニケーションの“3つの視点”』

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こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。

今日のテーマは『報連相で大事なことその2〜コミュニケーションの“3つの視点”』です。

報連相に限らず、コミュニケーションで適切な手段をとるためには、実は「どのようにしたらいいのか?」と手段を考える前に、少なくとも3つの視点で(しかも同時並行で)考えることが、必要です。

研修でもお伝えしていますが、その3つの視点とは、下記の図の通り(下記をクリック)です。

『コミュニケーションの“3つの視点”』.docx


一つ目の視点は、何のためにコミュニケーションをとるのか『目的(意図)を明確にする』ことです。

例えば、仕事の指示をする時であれば、➀言った通りに間違いなく実行してもらうため、➁目的を伝えて具体的な進め方は自分で考えてもらう(任せる)ため、➂課題を提示して、解決目標やその具体策まで自ら考えてもらうために、等です。

この3つの目的それぞれによって、その仕事の指示の仕方(任せ方)は異なってきます。


二つ目の視点は、コミュニケーションを『相手中心』で考えることです。先に述べた仕事の指示(任せ方)の3つの目的のどれであれ、指示する相手(部下)によって、伝え方も考えなければなりません。
相手が新入社員とベテラン社員では、それぞれに適切な伝え方も違ってくるわけです。


三つ目の視点は、リーダーである自分自身の意識・態度・行動等について『客観的に自己をふり返る』ことです。


一つ目の視点の『目的を明確にした』コミュニケーションについては、皆さんはいかがでしょうか?
何のためにするのかを意識せずに習慣に従っていると目的(意図)が明確でない場合がよくあります。

例えば、毎朝の挨拶です。今朝あなたは、出社して職場に入った時に、誰に対してどのような挨拶をしたか覚えていますか?100%再現することができますか?多くの人はうろ覚えであり、おそらくこうしていただろう、という感じではないでしょうか。

つまり、目的をもった意図的な挨拶をしていないということです。単なる無意識的、習慣行動になっているのです。


二つ目の『相手中心』でコミュニケーションをとることについては、どうでしょうか?
相手が誰であろうと、いつもと同じやり方で指示したり、誰の相談に対しても同じ対応をしたりしてはいませんか。

誰が、どんな相談をしてきても「それは難しいね」という同じセリフしか言わない上司、あなたが部下ならどう感じますか?

それが上司としては、意図的な発言(自分で考えさせるため)であったとしても、その時の状況や部下の気持ち、反応を感じ取らず、それで終えてしまっては、本来の「自分で考えさせる」と言う意図どころか、単にやる気をなくさせることになっているかもしれません。

目的・意図を明確にしても、常に相手は皆違うので、その一人一人の相手の立場、考え方に立って考えて、最適なコミュニケーションを選択する事が必要なのです。


三つ目の『自己ふり返り』については、次のような時どうしているかを考えてみましょう。

指示した後に、相手が言ったとおりに行動せず、違ったことをしてしまった。
相談した後に何も言ってこない、報告もない。

このような時に、「困った部下だ」で片づけてしまっていませんか。
「自分自身の指示の仕方に何か問題はなかっただろうか?」「相談に乗ったが、本当に相手の希望に応じた相談ができていたのだろうか?」と考え直すことが必要なのです。

常に、明確な意図を持ってかつ、相手の思いや立場を把握して、適切で妥当な対応がきるという完璧なリーダーはいません。
だからこそ、いつでも自分自身をふり返ることが必要なのです。

自分自身を自己評価して、さらに何をどうしたらより良くなるのかを考えて、次に活かすことです。

ここでいうふり返りは、終わった後のタイミングだけではありません。これから面談やミーティング等を行う予定が決まっている場合にもふり返りは有効なのです。

こんなことは十分注意して話そう、聞こうという自分のやり方についての事前準備やシミュレーションになるからです。


ここまでリーダーの立場で、述べてきましたがメンバーや部下の立場で同じです。

自分が報告する目的は何か?
上司は何を求めている、期待しているのか?
自分の伝え方は十分だっただろうか?


3つの視点で考え、適切な報連相、コミュニケーションのできる人を目指しましょう。


それでは、次回また。

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2020年08月24日

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今日のテーマ
『報連相で大事なことその1〜情報の共有化“3つの通じる”』

____________________________

こんにちは。
インタフェース五十嵐仁です。
いつもこのメルマガ(ブログ)をお読みいただき、ありがとうございます。

今回から、私の研修の3大テーマの一つ
『真・報連相(職場の情報共有化マネジメント)』
の基本項目をご紹介いたします。

今回のテーマは、『報連相で大事なことその1〜情報の共有化“3つの通じる”』です。


「報告・連絡・相談」はまとめて「報連相」と言われ、新入社員研修の必須事項のひとつであり、PDCAサイクルと並んで、組織や職場で仕事を円滑に進めるための大切な基本とされています。  

報連相は、組織や職場で仕事を円滑に進めるために大切なことです。

また、社内だけではなく、お客様や取引先との報連相も、うまくできていないと顧客満足度を低下させて、クレームを引き起こす要因ともなります。

誤った報連相で大きな事故を引き起こしたり、正直に報告しない不祥事の隠蔽などが明るみになったりして、会社を揺るがしかねない重大な事態になるケースもよく報道されています。

リスクマネジメントの観点からも組織の重要な機能といえます。

その一方で、職場の中で実際の報連相の意味・内容について明確になっていないために、理解がバラバラと言う状況もよく見られます。


報連相の本質は「組織(職場、チーム)で仕事に必要な情報の共有化が深まっていること」です。
研修でもお伝えしていますが、「コミュニケーション(情報共有化)の「3つの通じる」(下記をクリック)のことです。

情報の共有化❝3つの通じる❞.docx

単なる言葉のやりとりでは、真の「報連相」ができたとは言えません。


つまり、仕事に必要な情報の共有化「報連相」には、その職場の全メンバーが「言葉だけではなく、その意味まで共有していること」
さらに「実際に必要となる対応を導く思い・考え方までが通じ合えていること」で、初めて十分に機能すると言っても過言ではありません。

ただメール文章で伝えた、口頭で伝えたからで済ましてはいけません。
相手(上司・同僚・部下後輩)にその言葉の意味するところ、目的、理由・根拠までが明確に伝わって初めて、報連相が完了したと言えるのです。

一方的な伝達ではなく、必ず不明点は確認すること、また分かりにくいことは、十分に説明することです。

そのためには、質問することも大事です。
双方向の対話が成り立って、初めて共有化が進みます。

確認、質問、分かるまで話す、そして確認。
手間暇惜しまず“3つの通じる”ができているかを意識して、共有化を深めていきましょう。


それでは、次回また。

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