2022年05月11日

【いい仕事をするために】No252:「職場内で信頼関係を作り、深める方法」

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「職場内で信頼関係を作り、深める方法」
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今回は「関係が疎遠な人、今より関係を深めたい人にはどんなことをしていけばいいのでしょうか?」の質問の答えを考えましょう。

具体的な行動のヒントを7つ上げます。
@あいさつ、声掛け(朝だけではなく、帰りも「お疲れ様、お先に失礼」)を積極的にする

A相手の意見をよく聴く(考えや意見に耳を傾ける。○○さんに意見を聞かせて)

B相手のいい点を見つけて、すぐ褒める(具体的なことを事実に基づいて)

名前を呼ぶ、名前を入れて話す(○○さんはどう思う、○○さんの意見は□□だよね)

D相手の態度や行動に感謝を表す(いつもすぐ相談してくれてありがとう。意見を言ってくれて助かるよ。)

E日頃からメンバーの様子を良く観る(特に朝の挨拶の時の顔・表情、報告や連絡の時の態度、等)

F前項Eで何か気になることがあったら、短くても時間をとって話を訊く、確認する(話が合わない時、気になる態度、職場での口論、元気がなさそう)。

おそらく既にやっていること、当たり前になっていることも多くあったかと思います。
この中でこれまでやっていないことがありましたら、すぐできることを始め、取り組みを継続していってみてはいかがでしょうか。

そして、効果があれば続け、またあまり前進が見られなければ、違うことをしてみましょう。ご自身の工夫もプラスしてみて下さい。

そして、うまくいったらその前進した結果の報告、またこんなことをやっていまくいっているよというコツを是非教えてください。
皆さんで共有しましょう。

それでは、また次回。

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2022年04月25日

【いい仕事をするために】No251:「相手にとってネガティブな話を聞いてもらうには?」

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「相手にとってネガティブな話を聞いてもらうには?」
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さて、前回からは「いいチーム」をつくるためにリーダーがすること、について一緒に考えています。

今回は「相手にとってネガティブな話を聞いてもらうには?」.。
リーダーは相手(メンバー)にとっていい話ばかり言っているわけにはいかない場合もあります。

相手(メンバー)にとってネガティブ、ある意味で嫌なことを伝える際に、どのように話していますか?

その話の内容によっても変わりますが、新しい取り組みで負担や困難さがある場合、否定的にとらえてしまうことが多くあります。
今回は、その際でも積極的に取り組んでもらうための伝え方のポイントをお伝えします。

まずは、すぐに内容に入る前に、相手の立場や考え方も踏まえながら、その新たな取り組みがなぜ必要かその目的や意味を伝えて共有化することが必要です。

さらに今回の場合は、次の5つのポイントを考えて伝えていきます。

@「自分だけよし」ではなく、「自分もよし、相手もよし」の姿勢でいくことが必要。

組織で仕事をするときには、自分の担当業務には都合よくても、他部署にしわ寄せや負担がかかっていてばかりでは困ります。また、いつ自分も立場が変わるかもしれません。
同じ職場、グループ内では協力していかないとよい仕事ができないし、お互い大変になることをよく話して、そのために取り組むのだという共通のベースをつくるのです。

A相手の感じていることや思っていることを最後まで全部傾聴することから始める。

相手にこちらが話したいこと、分かって貰いたいことを言う前に、その事柄や課題について相手が思っていることについてよく聴くことです。
そのためには、相手の思っていることを聞き、さらに具体的な内容を質問して聞いて真意(本当に言いたいこと)を引き出すことです。
「人は自分の言うことを十分に聞いてくれる人の話は聞く」のです。


B相手によってはこちらの考え(意図や本心)を見せないと意見を言わないという人もいるので、そのような人にはこちらの考えをきちんと伝える。

具体的には、「○○さんには、この件で是非力を貸してもらいたいと思っているので、私の考えを理解してもらって、その上で意見を聞かせてほしいのだけれどいいかい?」等と相手の了解を得た上で、こちらの話をする。

もし、こちらの話が終わらないうちに、相手が言ってきたら、相手によっては前項Aの傾聴モードに切り替えて、相手の言いたいことを聴く。

その際には、その意見に否定も肯定もしないで、相手の言いたいことを聞いてから「○○さんは、この件では□□という意見をもっているのだね。そういう理解でいいかな」と確認して、それから「○○さんの考えはよく分かった、今度は私の考えを聞いてくれるかな」と言って、それから意見を言うのです。


C相手の質問や疑問に対しては必ず確認して答えを伝える。

話している中で、部下からの質問や疑問・要望で、答えにくい問題や自分で全て解決できないこと、要望に応えられないことも出てくるかもしれません。
それに対しても、ごまかしたり、知らないふりをしたりすることなく、一つ一つにきちんと対応することです。
すぐに答えを出せないことについては、後で調べて(検討して)答えると伝え、要望に応えられない時には、できないという答えとその理由を明確に伝えることです。


D会議やミーティングで全員と話す前に、個別で対話をしてみる。

この場合には、皆の前では出ないだろうと思われる、自分(上司)に対する反対の意見や、否定的な意見やグチ・不平・不満等を何でもできる限り聴く。
何を言っても受け入れるという姿勢と態度が聴く側に必要です。

具体的には決して、否定しない、相槌では、何を言われても「なるほど」とか「○○さんは、そう思うんだね」とまずは、受け止める。「そうかな?」「それはないでしょ」「そういってもね」など言わない。


以上の5つのポイント、いかがでしたでしょうか。

どの伝え方が適切なのかは、伝える事柄、相手や状況によって様々ですが、少しでも役立ちそうと思ったことがありましたら、ヒントにしてやってみてください。

それでは、また次回。


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2022年04月18日

【いい仕事をするために】No250:「目的・目標をメンバーと共有化するためのコミュニケーションの取り方は?」

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「目的・目標をメンバーと共有化するためのコミュニケーションの取り方は?」
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さて、今回からは「いいチーム」をつくるためにリーダーがすること、について一緒に考えていきます。

ということで、タイトルは「目的・目標をメンバーと共有化するためのコミュニケーションの取り方は?」と質問形になります。

どのように話をするかは、その目的・目標の内容、背景、そして相手の立場や考え方、によって具体的な内容と伝え方は違ってきます。

ここでは、その説明や話し合い(会議・ミーティング)、面談等でどのようなコミュニケーションをとるのかその手段(やり方)を考えるために大切な3つのことをお伝えします。

1つ目は「目的(何のために)そして目標(何をどこまで伝えるのか)」を明確にしておくこと
2つ目は「話す相手の立場や考え方」を把握しておくこと
3つ目は「自己の強み・特性・意図」を振り返っておくこと、です。


1)説明や面談の「目的」の明確化:今回の話し合いで、何を実現することを目的としているのかハッキリさせましょう。
最低限理解・納得してもらうことは何か、と重点を明確に決めておくことが必要です。

話す内容についての理解をしてもらうのか、まずは問題についての共通認識(意識)を持ってもらうのか、問題に取組もうというヤル気になってもらうのか等、対話する「目的・目標」を明確に認識することが肝要です。


2)「相手」の立場・考え方の把握:話しをする相手は、話す内容に関して、どんな見方や意見・希望を持っているだろうかということを事前に把握(予想)しておくことです。
相手の立場に立って考えておくということです。

この話が相手にとっては、不利益なのか、面倒な話なのか等です。相手にとってマイナスならば、なぜそれでもこれをしなくてはならないのかを相手が納得できるような材料・理由を考えておく。
また相手にとって、見方を変えればプラスの点もあることを考えておくなどです。

相手の反応を予測して対応策を考えておくことです。
相手は、自分たちのことをよく考えてくれているんだ、配慮してくれているんだと思えば、進んで理解し・協力してくれるものです。


3)「自己」の強み・特性・意識のふり返り:話をする際に。自分の強みや特性を活かすこと、また弱みはカバーすることです。

説明をするのが上手な人は、相手が聞いてくれる気になったときにそれを発揮すれば効果的です。

しかし、聞く気がない、嫌々の気持ちの時にはいくら説明を上手くしても通じません。
まずは、目的や意味、メリットを伝えて、相手がそれにどう思うかをよく聴く(傾聴)することです。
反対意見でも何でも構わないから、言ってくれという気持ちです。 

話を聴くのがうまいが説明が不得意であれば、見て分かるような図解や簡潔な説明文書を持って、目的だけ話して、簡潔な説明をし、その資料を見せて疑問点や感想なんでも教えてください、と言って相手が話すまでじっと待つ、又は質問をしてみることです。


いかがでしょうか、以上の3つの視点から十分に考慮した上で、どのように話すのかのやり方を考え、実施する(話す)していましたか。

そして、やってみて振り返り、次の手を考えるのです。



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2022年04月11日

【いい仕事をするために】No249:「いいチームは、情報共有がハンパない」

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「いいチームは、情報共有がハンパない」
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さて、今回のタイトルは、「いいチームは、情報共有化がハンパない」

最初の具体例は、私が○○年前、入社した最初の会社リクルート(当時はまだ日本リクルートセンターだった。以後R社と略記)でのこと。

入社早々、前年度の全社営業報告書が新入社員にも配られた。

全社の経営数字(P/L)や各事業部門の売上等が記されていたと記憶している。
そのほか取引先売り上げランキング(全社及び事業部門別)、前期の営業マンの受注(目標達成)ランキング他の様々な経営指標と各事業部の現況と今後の取り組みなど。

簡単に言うと、上場企業が株主へ示す事業報告書のかなり詳細版。
数字だけではなく、各事業の現況や新規事業の計画等まで。

新人の一社員まで全員にその経営者・株主レベルの経営情報が共有化されていた。
(当時は社員全員が社員持ち株会に入っていた。全社員が毎月の給与から少しずつ積み上げていて社員全員株主、ある意味当然であったかもしれない)。

とはいえ、経済学部でも商学部でもない文学部出身(心理学専攻でしたが)は、猫に小判で、正直よくわからなかった。

記憶していることは当時二百数十億円の売り上げで、入社した年度は一気に500億円を目指していた(そして達成したと記憶している)。

入社した3年後、札幌(北海道支社)の研修事業部門(課)にリーダー(といってもまだ一社員)となった私、上司が他部門との兼務(そちらが本業)の課長だったので、その課のP/Lの作成を任された

最初はちんぷんかんぷんだったが、人を一人雇う(メンバーが増える)とどれだけの経費が掛かるのか、また売り上げ、原価の意味や経費項目が多数あることを学んだ。
人件費は給与・賞与分だけではないことも初めて知った。

そして、分かったことをメンバーにも伝えて共有化した。
一人当たりどれくらいの売り上げを上げないと会社としてペイしないのか、自分たちの課はどれだけ利益を上げたら黒字になるのかも(当時のメンバーの半分以上はアルバイターで正社員ではなかったが、情報は共有されていた)。

経営の数字ばかりの話が多くなってしまった。

余談だが、もう一つ当時のR社では、全社員アトラスという冊子があって、全社員の自己紹介(既婚・独身:彼女・彼氏募集中マーク付きで)が顔写真付きでオープンだった。
その結果、事業部や職場が違ってもお互い顔見知りが多かった。


このメルマガの読者は民間企業だけではなく、地方自治体や公的機関の職員の方も多い。

自治体であれば予算(収支)は公開されている。
その中で、財政収支だけではなく、例えば自分の市町村の「※経常収支比率」まで知っているか?
※経常収支比率:これが低いほど自治体が自由に使い道を決められる余力が高い。

4月7日の日経地方版に掲載されていたが、全国で「経常収支比率」が一番低いのは泊村、一番高いのは夕張市で、どちらも北海道だった。

その予算収支やその他の数字をどれだけの職員が明確に理解しているか、共有化されているか、そしてそれが実際の仕事に結びつけているか、ということが、組織的な取り組みには大切なことだ。


数字以外の情報も含めてどれだけその組織の経営レベル、また重要な情報が共有化されているのか、もちろん組織全体(会社、自治体)だけではなく、各部署・職場単位でも事業や業務の情報が共有化されているかが組織力(チーム力)に結びつく。

そしてその数字(情報)の意味・目的、つまり訳(ワケ)が分かっているのか、そしてそれを日常の業務に生かしているかがさらに重要。

メンバーが、チーム活動の全容を数字で分かっていることはチームが目的(そして目標)に向かっていくために必要なことだと私は体験的に感じている。

重要な情報の共有化によって自分の会社、自分の役場・役所(市町村)と思えるかどうか、中小企業や小さな町村であれば、一般的にその度合いは高いのではないかと実感している。


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2022年04月04日

【いい仕事をするために】No248:「いいチームは、質問が出る・質問をする」

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「いいチームは、質問が出る・質問をする」
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さて、先週から「いいチームは○○○ができる(をする)」というタイトルで、今週は「いいチームは、質問が出る・質問をする」

前回は「いいチームは『相談』が出来る、『相談』が多い」でした。
その中で紹介したブログのタイトルが『相談・質問して、話を聞こう➀とA』でしたから、すでに相談と一緒に質問をすることが大事だとは伝えています。

今回の「質問」が多いということの意味は、いいチームでは、指示や依頼で説明するだけで終わることはない、ただ話を聞くだけで終わらないという意味です。

指示・依頼や何かの説明があったら、必ず受けたメンバーから質問が出てくるのがチームなのです。

チームは目指す共通の目的を分かち合っています

そしてメンバーは、その目的の実現のためのお互いが貢献し、協働しようという意欲があります

そしてお互いの意思疎通、情報の共有化を深めるうえで「質問」は不可欠なのです。

質問は、相手に(相手の話したことに)関心が強いと出てくるのです。
質問は、目的を達成しようと思ったら、自分の理解が正しいのか確認するためにするのです。

自分勝手な理解では「共通の目的に貢献出来るかどうか分からない」のです。


まずは、チームメンバー(上司、同僚)の話を聞いたら無言でうなずく、「わかりました」だけではなく、必ず質問しよう。

そして、指示や依頼をするリーダー(管理者)であれば、ただ説明するだけではなく、質問をするのです。

「なぜこれに取り組むのかその目的は何だかわかっているかい?」
「これに取り組む上で大事なことが3つあるとしたら何だろう?」
「で、何から始める?」
等など。

質問は、相互理解を深め、共通認識を作り、共感を深めるのです。


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2022年03月28日

【いい仕事をするために】No247:「いいチームは『相談』が出来る、『相談』が多い」

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「いいチームは『相談』が出来る、『相談』が多い」
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先週は配信が金曜日になってしまいましたので、土日を挟んで続けてのメルマガとなります(このブログは週1回配信のメルマガ記録です)。

メルマガ配信が遅くなったのは、忙しかったこともありますが、現在のシリーズテーマ「チーム力・チームづくり」について述べる格好の題材がパッと出てこなかったせいでもあります。

・・・と考えているうちに「いいチームは○○○ができる(がある)」という切り口が浮かび、今週のタイトルは「いいチームは『相談』が出来る、『相談』が多い」


なぜ、職場で一人一人は自分が担当する仕事は果たてしているが、お互いの協力や協働関係が少なく、互いに関心を持たなかったりするのでしょうか。

その答えとしては、自分一人で仕事をこなしている方が早い、人に手伝ってもらうとか手伝うのは面倒くさい、その仕事ができない人に教えるのも大変、等々があると思います。

別な見方としては、「いい仕事をしよう」と思っていないから、と言えます。

と言うのは、一人で自分のこれまでのやり方仕事をすること、それ以外の方法を考えない、自分がいない時に仕事が進まなくてもそれは仕方ない、他の人が困っていても見ないふり(私できないから)、で良しと思っているからなのです。


先月のメルマガでお伝えしたように『相談』は、「二人以上でより良い問題解決をする、効果的な課題達成を図ること」です。
いい仕事をするために必須のすべきことなのです。
No241(2月7日):「仕事の『相談』は減った方がいいの、増える方がいいの?」

それでは、どうしたら『相談』ができる、『相談』が多いチーム(職場)にすることができるか。
これを述べていくと長くなりますので、具体的な方法にご関心のある方は以下のメルマガバックナンバー(2つ)をご覧ください。

職場での良い関係作りのためにその4『相談・質問して、話を聞こう➀』
職場での良い関係作りのためにその5『相談・質問して、話を聞こうA』

今回のテーマは「いいチームは『相談』が出来る、『相談』が多い」
あなたの職場はいかがですか?

まずは、あなたご自身が積極的に相談していきましょう。

あなたが、管理者(上司)であれば、同僚や部下に、リーダーであればメンバ―に、部下(メンバ―)であれば、上司にリーダーにそして同僚にも。


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2022年03月25日

【いい仕事をするために】No246:「あなたが思うチームとは?そもそもチームとは?」

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「あなたが思うチームとは?そもそもチームとは?」
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さて、前回のテーマは「職場をチームにするために最初にすることは何ですか?」でした。
答えらしきものとして述べたのは、「私の職場をチームにしたい!」とまず思うこと。
そして「どんなチームにしたいのかを明確に描く(イメージする)こと」と述べました。

今回は、皆さんがそれぞれ描く具体的なチームの姿ではなく、「チーム」そのものについて考えていきます。

チームとは、多くの場合3つの要素があるといわれています。

1.共通の目的を持っていること
2.メンバーが協働する意欲があること
3.お互いの意思疎通ができていること

この3つは、アメリカの経営学者C.バーナードが提唱した、組織が成り立つための要件としたものです。

この3つは、チームにとって必要な要素であると私は思っています。
少し付け加えると1.の共通の目的から具体化した共通目標、チームの目指すゴールがあること。

さらに、仕事をする組織のチームにおいては、後2つの要素があると私は思います。

4.役割が明確になっていること
5.お互いに関心を持ち、認めあっていること

と以上述べた5つの要素という視点で、私の職場はどれ位チームになっているか、振り返ってみるといかがでしょうか。

また、ここで述べた5つの要素は、よく言われる考え方ですので、さらにあなたの思うチームにとって必要な要件(要素)も考えてみてください。

今回は簡潔にここまで。


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2022年03月14日

【いい仕事をするために】No245:「職場をチームにするために最初にすることは何ですか?」

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「職場をチームにするために最初にすることは何ですか?」
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前回のテーマは「あなたの職場はチームになっていますか?」
そして、職場の管理監督者であるあなた、組織の経営者であるあなたは、チームのリーダーになっていますか?

あなたの職場をチームにするためには、まず何をしますか?
また、どんなチームにしたいですか?
あなたが思うチームとは?


と矢継ぎ早に質問をして終わった前回メルマガでした。

今週からは、以上の質問について一緒に考える、またその質問の答えに関連して考えていくという形式でメルマガを配信していきます。
読者の皆様からの質問や感想、相談があれば、もちろん対応してまいります。


前回のメルマガ読者のМさんから次のようなメールを頂きました。(Мさんは、昨年度に役職につかれました。)

「役職についたこともあり、うまく仕事を回したいと思うのですが、チームがバラバラです。決められた担当があるのですが、担当以外の部分を皆で共有して担当者が不在でも他の者が対応出来るようにしたいと思っておりますが、できていない状況です」

『担当以外で、お互いをフォローすることが出来ない状況を課題と感じていて、これを改善したい』というコメントでした。

早速戴いた「チームづくり」という今回のテーマに関した課題でしたので、本メルマガ読者の皆様で似たような状況から改善できた経験とか、自分ならこうするとかのご意見、ご提案があれば是非お寄せ下さい。


さて、今号のテーマ「職場がチームになるために最初にすることは何ですか?」の質問へあなたはどう答えますか?

あなたが、チームにしようとする職場の長(課長、係長等)・リーダーであっても、メンバ一であっても最初にすることは、「私の職場をチームにしたい!」とまず思うことです。

そして「どんなチームにしたいのかを明確に描く(イメージする)こと」です。

また、チームになることでどんな問題が解決するのか、逆にどんな問題を解決することでチームになっていくのか、を考えることです。

その意味で、メールを送っていただいたМさんは、まさに「チームづくり」の第一歩を踏み出しました

職場をチームにしたいと思われたあなた、一緒に最初の一歩を進めましょう。



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2022年03月01日

【いい仕事をするために】No244:「あなたの職場はチームになっていますか?」

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「あなたの職場はチームになっていますか?」
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今年のメルマガは特に継続的なテーマを決めずに、その時々の出来事、体験や思いついたことで進めて行きますと言ってきました。
が、少し継続的なテーマもあっていいかなと思い直し「チーム力・チームづくり」を今年前半のテーマの一つと致します。

昨年11月に日ハム監督に就任した新庄剛志。

この春季沖縄キャンプでも、臨時コーチに各界のスペシャリストを呼んだり、オープン戦ではメンバーをシャッフルしたり、監督がベンチ不在で選手を代理監督にしたり、と何かと話題を呼んでいます。

新たな監督の元にチーム力がどれだけ高まったかは、まだ分かりませんが、選手(メンバー)には大いに刺激を与え、特にこれまでのレギュラー陣以外の選手、二軍選手のやる気は高まったことは間違いないでしょう。


チームと言うとスポーツのチームが直ぐ浮かびますが、皆さんの会社、役所・役場、病院、学校などの組織も、そして各職場(部、局、課、係)もチームです。

今回のテーマは「あなたの職場はチームになっていますか?」
職場でリーダーの方であろうとメンバーであろうとあなたの課、係、また会社、役所・役場の組織はチームになっていますか?チームと呼べますか?

そして職場の管理監督者であるあなた、組織のトップ(社長、首長)であるあなたは、チームのリーダーになっていますか?

あなたの職場がチームになるためには、何をどうしますか?
あなたの職場がチームとなって、さらにチーム力が高い職場になったとしたら、今と何がどう変わっていますか?
また、どんなチームにしたいですか?


その前にそもそもチームって何ですか?
あなたが思うチームとは?






今回も質問が多いメルマガとなりました。

次回(次週)まで考えて、答えを出しておいて下さい。


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2022年02月22日

【いい仕事をするために】No243:「学校で学んでおいた方が良かったこと➂『学ぶ意味と学び方』」

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「学校で学んでおいた方が良かったこと➂『学ぶ意味と学び方』」
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さて、今年最初のメルマガ(No236、1月4日号)のテーマは、「大人になって今思う、“学校で学べていたら”良かったこと、は何ですか?」(”学校で教わっていたら”でも”学校で習っていたら”でも結構です。)という質問でした。

この質問に私はこれ迄2つの回答をお伝えしました。

一つ目は、その号で私の答えとして述べた「問題解決の方法(考え方)」です。
「悩みの解決方法」ともいえるものです。

二つ目は、(No238、1月17日号)で述べた「『目的』、『目標』、『手段』の意味と関係を教えてもらい、『目的』を明確にして、『目標』を作ることの大切さを学べていたら良かった」、です。

そして、三つ目の私の答えは今号のテーマ「学ぶことの意味と学び方」です。

メルマガ読者の皆さんは学ぶことの意味は何だと思いますか?
言い換えると学ぶ目的と言えるものは何か、を考えることです。

実は、考えるまでもなく、私たちは生まれてからすぐに学び始めています。

誰が親なのか(自分を保護し、守ってくれる人)が分かって頼るという「刷り込み学習」
周りの人が話す言葉を聞いて学ぶ「言語学習」
それと同時に自分の感情表現する力を学習する。

というように、生きるための能力を身につけて行きます。
誕生から幼児までは「学習」というより「発達」という言葉の方がフィットするかもしれません。

少し話が横にそれてしまいましたが、これまでの学校(私が受けた頃)の授業では、教える−教わるということがほとんどだったように感じています。

しかし学ぶとは自からが主体的に行うことです。
教えるー教わるは学習のための手段の一つにしか過ぎないと私は思うのです。

私が思う学ぶことの意味は、一言で言うと、よりよく生きる、いい仕事をするために必要なことです。

そして学ぶための方法(学び方=学習能力を高める方法)で大事な3つの基本は、「自分の目標を設定すること」「目標に向けて行動すること」「自からを振り返ること(自からの思考や行動を客観的に認識すること)」です。

この3点セットで行うことです。

この3点セットは、私自身の研修でいつも参加者の皆さんに意識して、意図的にやっていただいていることです。

今回のテーマは、学校で学んでおいた方が良かったこと➂『学ぶ意味と学び方』でした。

「大人になって今思う、“学校で学べていたら”良かったこと、は何ですか?」という質問に対しての私の3つの答えは、全て私自身が学んでおきたかったことであり、そして今、社会人教育(企業研修)での基本として必要性を実感し、実践していることです。

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メールご返答お待ちしております(^o^)丿

それでは、また次回。






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